Pos là gì?

Hiện nay, tại Viêt Nam hầu như các điểm bán hàng đã đều được trang bị máy Pos để sử dụng trong thanh toán. Tuy nhiên, nhiều khách hàng vẫn đang có chung những câu hỏi về máy Pos là loại máy gì, lại thẻ nào có thể dùng với máy Pos và sử dụng thiết bị này có tính thêm phí không. Shimpleshop sẽ cùng bạn để giải đáp các thắc mắc Pos là gì? dưới bài viết sau đây.

POS là gì?

Máy POS có tên gọi tiếng Anh đầy đủ là Point of Sale, đây là các máy chấp nhận thanh toán bằng thẻ. POS có các tính năng nổi bật như cho phép người mua thanh toán bằng thẻ tại các cửa hàng, siêu thị, nhà hàng, trung tâm thương mại… Như vậy, bạn sẽ không cần phải mang quá nhiều tiền mặt nữa mà chỉ cần thanh toán qua máy POS là được. Qua đó sẽ giảm thiểu các rủi ro đồng thời bạn còn được hưởng những chương trình khuyến mãi do ngân hàng cũng như tổ chức nhận thẻ thực hiện.

Không chỉ mang lại lợi ích cho khách hàng mà ngay cả nơi trang bị máy POS cũng sẽ có được những lợi thế nhất định. Chẳng hạn như máy sẽ giúp các doanh nghiệp quản lý chặt chẽ hàng hóa và tiền mặt, tránh thất thoát hàng hóa cũng như đáp ứng nhu cầu thanh toán nhanh chóng, chuyên nghiệp cho khách hàng. Thêm nữa, máy POS cũng rất gọn nhẹ và không khó khăn trong việc lắp đặt.

Hệ thống POS làm những việc gì?

Các hệ thống POS hiện đại cung cấp nhiều tính năng hơn việc chỉ đơn thuần ghi nhận và quản lý giao dịch. Các hệ thống này có thể cạnh tranh sòng phẳng với các chức năng kinh doanh khác, cũng như cung cấp thông tin cho các quyết định quan trọng khác. Chẳng hạn:

-Quản lý kho trên khắp các chi nhánh, cả online lẫn offline

-Cung cấp các chỉ số và báo cáo bán hàng

-Quản lý dữ liệu khách hàng hiệu quả

-Cải thiện doanh thu tại cửa hàng

-Thay đổi để đáp ứng nhu cầu kinh doanh

Quản lý kho các chi nhánh, online lẫn offline

Dù bạn có tồn kho ở cửa hàng, nhà kho,… thì việc có thông tin số hàng tồn chính xác là nhiệm vụ không dễ dàng. Tồn kho là một trong những chi phí lớn nhất với nhà bán lẻ và bạn cần cách thức đơn giản để quản lý nó.

Một hệ thống POS hiện đại sẽ giúp nhà bán lẻ quản lý tồn kho bất cứ đây bạn có sản phẩm. Không chỉ cấp độ quản lý kho này giúp việc theo dõi dễ dàng hơn, mà việc hoàn thành đơn hàng cũng nhanh hơn khi bạn biết có bao nhiêu sản phẩm ở địa điểm cụ thể vào bất kỳ lúc nào.

Với POS, bạn có thể dễ dàng theo dõi lượng tồn kho trên toàn bộ cửa hàng của mình, và vẫn làm cho khách hàng thấy hạnh phúc bằng cách tránh hết hàng và tự động cảnh báo nhập hàng khi tồn kho giảm dần.

Việc thấy được tổng thể tồn kho ở các địa điểm giúp bạn dễ dàng điều chuyển hàng từ nơi này qua nơi khác khi sắp hết sản phẩm. Và việc tạo đơn mua hàng cũng dễ hơn, và tạo các dự báo nhu cầu cũng chính xác hơn.

Cung cấp chỉ số và báo cáo bán hàng

Một hệ thống POS hữu ích hơn chỉ là xử lý các giao dịch. Bạn có thể sử dụng các thông tin quan trọng từ giải pháp POS của mình để ra các quyết định dựa trên dữ liệu về toàn bộ hoạt động kinh doanh.

Hệ thống POS hiện đại không khó khăn trong việc xem các phân tích trên khắp các kênh trong doanh nghiệp bán lẻ của bạn, dưới góc độ cá nhân lẫn như một phần trong doanh nghiệp.

Khả năng bóc tách và lọc dữ liệu bán hàng có thể giúp làm rõ cái gì đang hiệu quả, cái gì không.

Nên, khi bạn đánh giá một hệ thống POS, hãy chắc chắn là những điều sau dễ dàng theo dõi được:

-Dữ liệu kinh doanh ở cửa hàng lẫn online

-Doanh thu bán hàng chia theo thời gian (ngày, tuần, tháng,…)

-Doanh thu trên mỗi nhân viên

-Doanh thu trên từng kênh (khắp các cửa hàng và mỗi khu vực)

-Hoạt động đội ngũ chia theo nhân viên

-Báo cáo sản phẩm (để biết cái gì bán được, cái gì còn tồn hàng)

-Số đơn đặt hàng

-Việc tiếp cận được loại dữ liệu này có thể giúp bạn đưa ra quyết định tốt hơn và đánh giá được sức khỏe chung của doanh nghiệp.

Quản lý dữ liệu khách hàng

Hệ thống POS giúp bạn dễ dàng thu thập, theo dõi, và quản lý thông tin khách hàng. Nắm bắt những chi tiết này có thể giúp bạn hiểu tốt hơn về khách hàng lý tưởng và nhận diện người mua sắm trung thành nhất của mình.

Khi đáng giá các nhà cung cấp POS, hãy đảm bảo là những lựa chọn hàng đầu đó sẽ giúp bạn quản lý những điều sau:

-Hồ sơ khách hàng. Thu thập chi tiết thông tin liên hệ để xây dựng hồ sơ có chiều sâu về khách hàng, giúp bạn hiểu hơn về họ và thói quen mua sắm của họ.

-Lịch sử đặt hàng của khách. Truy cập nhanh vào lịch sử đặt hàng có thể giúp bạn bán chéo và bán gia tăng hiệu quả bằng cách đưa ra các đề nghị độc đáo, phù hợp dựa trên lịch sử mua hàng.

-Các chương trình khách hàng trung thành. Hệ thống POS có thể cho bạn truy cập và chương trình khách hàng trung thành ở bất kỳ kênh nào, dù là online, ở cửa hàng hay bất cứ đâu.

Cải thiện doanh số cửa hàng

Những tính năng phù hợp của POS có thể giúp bạn thu hút người mua và gia tăng doanh số. Ví dụ, sử dụng POS để giữ liên hệ với khách hàng và giúp cho sản phẩm của bạn luôn trong tâm trí khách sau khi họ rời khỏi cửa hàng.

Cung nhiều lựa chọn giao hàng đa dạng cũng là một cách để bạn có thể phục vụ nhu cầu không ngừng thay đổi của khách hàng. Bạn có thể sử dụng tính năng POS để giao tới bất kỳ địa chỉ nào thuận tiện nhất cho người mua, dù là nhà, cơ quan hay địa điểm bất kỳ. Điều này sẽ đem lại cho bạn một lợi thế cạnh tranh lớn.

Một hệ thống POS cung cấp các phương án giao hàng linh hoạt có thể tối thiểu nhu cầu đổi, trả hàng và duy trì doanh số.

-Mua online, lấy ở cửa hàng. Lấy hàng ở cửa hàng cho phép khách hàng mua online và lấy hàng của mình từ cửa hàng của nhà bán lẻ hoặc ở bên thứ 3. Hàng ngàng cửa hàng đang giảm tỷ lệ trả hàng và bán nhiều hơn bằng cách để cho khách hàng kiểm tra kích thước, màu, và hình thù của món hàng trước khi đi về, những thứ này mang lại sự linh hoạt.

-Giao hàng tận nhà. Sau khi khách mua sản phẩm ở cửa hàng, nhất là những sản phẩm nặng và cồng kềnh như nội thất, họ không hề muốn tự mình vác về nhà. Vậy nên hãy cung cấp dịch vụ giao hàng tận nhà. Hoặc nếu một mặt hàng không có sẵn ở cửa hàng, nhưng lại ở nơi khác, khách hàng có thể cứ mua ở cửa hàng, nhưng mặt hàng vẫn được giao tới tận nhà mình.

-Đổi trả hàng ở cửa hàng cho những mặt hàng đã mua online trước đó. Việc tạo ra trải nghiệm này có thể xây dựng lòng trung thành nơi khách hàng. Ví dụ, nếu khách hàng muốn trả lại sản phẩm mà họ đã mua online, họ có thể muốn trả lại ngay lập tức thay vì gửi lại sản phẩm bằng việc gửi email. Hãy cho phép họ ghé cửa hàng để thực hiện trả lại.

Điều này mang lại cơ hội tạo sự thân thiện giúp bán được thêm sản phẩm, hoặc ít nhất là xây dựng được quan hệ mật thiết với khách hàng.

Thay đổi đáp ứng nhu cầu kinh doanh

Phần mềm và phần cứng POS sẽ bổ sung thay vì mâu thuẫn với doanh nghiệp và thương hiệu. Lý tưởng thì phần cứng và phần mềm nên tương thích, dễ sử dụng.

Khi đánh giá một hệ thống POS, hãy kiểm tra luôn ứng dụng trên di động. Khi làm vậy, bạn có thể điều chỉnh hệ thống POS cho phù hợp với doanh nghiệp của mình. Việc tích hợp ứng dụng có thể giúp kết nối POS với các công cụ khác giúp vận hành tốt doanh nghiệp (như phần mềm marketing tự động, phần mềm kế toán, và hóa đơn).

Nếu bạn biết mình sẽ cần sự trợ giúp trong việc cài đặt và cá nhân hóa, hãy tìm một mạng lưới đối tác vững mạnh. Với nhiều đối tác được chọn, bạn sẽ dễ thuê chuyên gia cài đặt POS, duy trì hay giúp bạn điều chỉnh cho hợp nhu cầu.

Thiếu phương thức thanh toán

Ngày càng nhiều khách hàng sử dụng điện thoại để thanh toán, dù qua dịch vụ như service Apple Pay, Google Pay hay thể tín dụng.

Theo một báo cáo gần đây, chỉ có 17% phương thức thanh toán trên thế giới là tiền mặt. Việc sử dụng ví điện tử đã lên tới 28%, với 1.5 tỷ người dùng.Thanh toán ví điện tử cực kỳ thuận tiện cho người mua, kẻ bán – thao tác nhanh chóng cho phép khách hàng để ví ở nhà và tốc độ khiến cho việc thanh toán không còn diễn ra quá lâu.

Các hệ thống POS hiện đang được sử dụng

Máy POS di động (máy POS cầm tay)

Máy POS di động hay máy POS cầm tay là thiết bị dùng để hỗ trợ các chủ doanh nghiệp nhỏ trong việc quản lý cửa hàng và thanh toán cho khách hàng. Máy được sử dụng phổ biến ở các cửa hàng có quy mô vừa và nhỏ như siêu thị mini, cửa hàng tạp hóa, cửa hàng bán lẻ mỹ phẩm, thời trang, phụ kiện…

Máy POS cầm tay thường có thiết kế nhỏ gọn, cầm vừa trong lòng bàn tay, có màn hình cảm ứng hoặc màn hình điện tử kèm phím cơ. Loại máy này có khả năng in hóa đơn và được tích hợp phần mềm quản lý bán hàng để chủ shop có thể sử dụng thiết bị một cách linh hoạt nhất, bán hàng và kiểm soát được mọi lúc mọi nơi. Các loại máy này thường hoạt động nhờ pin và sim kết nối Internet để truyền dữ liệu.

Máy tính tiền điện tử

Máy POS điện tử cũng tương tự như máy POS di động, nó cũng là một thiết bị dùng để tính tiền, lưu trữ số liệu bán hàng. Tuy nhiên, loại máy này thường có kích thước lớn hơn rất nhiều, có thể kết hợp với các loại thiết bị như máy đọc mã vạch, máy in hóa đơn bán lẻ, máy thanh toán bằng thẻ tín dụng và ngăn kéo đựng tiền… Các loại máy này thường được trang bị cho các cửa hàng lớn, các chuỗi nhà hàng, các chuỗi siêu thị…

Phần mềm POS offline

Phầm mềm POS offline cài trên máy vi tính, hay còn gọi là phần mềm tính tiền (mặc dù tên gọi này chỉ phản ánh được 1 chức năng trong toàn bộ các chức năng khác của phần mềm POS). Đây là dạng POS rất phát triển trong những khoảng vài năm trở lại đây bởi nó có thể tiến hành cài đặt trên máy tính có sẵn, không cần đầu tư nhiều.

Phần mềm POS online

Phần mềm POS online chạy trên nền web (còn gọi là web-based POS) là một dạng dịch vụ tính tiền mới xuất hiện gần đây, có thể được coi như sự cải tiến và bắt kịp xu hướng kinh doanh bán lẻ nở rộ trong giai đoạn hiện nay và sắp tới. Tại thị trường nước ngoài, hệ thống POS online trên nền web này đã và đang trở nên phổ biến để đáp ứng kịp thời nhu cầu thanh toán điện tử và kết nối trực tuyến của các chủ cửa hàng, doanh nghiệp.

Lưu ý khi “quẹt thẻ” qua máy POS

Mặc dù nguy cơ bị mất trộm thông tin thẻ khi thanh toán qua POS thấp, nhưng bạn vẫn cần phải cẩn thận làm theo những lưu ý sau đây để đảm bảo an toàn nhất:

-Tuyệt đối không được cho người khác mượn thẻ kể cả người thân, không tiết lộ mã PIN

-Khi nhập PIN thanh toán nên che tay lại

-Không đưa thẻ cho người khác mà không quan sát, vì có thể họ sẽ chụp lại thông tin trên thẻ rất nguy hiểm sau này

-Khi nhân viên giữ thẻ cần quan sát theo, nếu phát hiện những hành vi bất thường cần lấy lại thẻ ngay

-Nếu bạn dùng thẻ chip EMV, khi thanh toán chỉ cần ký tên (không cần nhập PIN), do đó hãy ký tên vào mặt sau thẻ và nên xóa số CVV trên thẻ.

Có nhiều cửa hàng thu phí thanh toán là hoàn toàn sai phạm, vì nguyên tắc họ không được phép thu của khách hàng. Nếu có sai phạm, hãy báo lại với ngân hàng phát hành thẻ ATM của bạn kèm theo hóa đơn làm chứng cứ để xử lý.

Tạm kết 

POS là gì hiện nay đã không còn quá xa lạ với những chủ doanh nghiệp ,đặc biệt là các chủ nhà hàng, thời trang. Việc áp dụng công nghệ hiện đại vào các cửa hàng dịch vụ đã đem lại một bước tiến mới về việc trải nghiệm dịch vụ trong các nhà hàng trên khắp thế giới, đồng thời POS cũng hỗ trợ rất nhiều trong các chiến dịch Marketing xúc tiến bán của nhãn hàng.