Cách sắp xếp ngày làm việc tại nhà

Cách sắp xếp ngày làm việc tại nhà  – Internet tràn ngập các bài báo về cách làm việc hiệu quả khi làm việc tại nhà. Họ cung cấp các mẹo như thiết lập một thói quen và có một lịch trình. Tuy nhiên, việc điều hành một doanh nghiệp tại gia có quá nhiều bộ phận làm việc cần được quản lý đồng thời, khiến các doanh nhân mới có thể khó ưu tiên mọi nhiệm vụ cần phải hoàn thành. Trong nhiều trường hợp, chủ doanh nghiệp gia đình dành quá nhiều thời gian để làm những việc không mang lại kết quả nhanh chóng và có lãi. Dưới đây là những gợi ý về cách tổ chức ngày của bạn để không lãng phí thời gian và công việc kinh doanh tại nhà của bạn đang hái ra tiền.

Biết thời gian làm việc cao điểm của bạn

Nhiều cuốn sách về năng suất khuyên rằng bạn không nên coi email là việc cần làm đầu tiên của mình vào buổi sáng. Những người khác khuyên bạn nên làm những công việc khó nhất của bạn trước. Nhưng năng suất thực sự đạt được khi bạn hiểu được thời gian làm việc cao điểm của mình — thời điểm bạn cảm thấy tập trung và năng lượng nhất — và lên lịch làm việc cho phù hợp.

Đối với một số người, bắt đầu làm việc mất thời gian, vì vậy bắt đầu với email là một cách lý tưởng để thư giãn trong ngày. Những người khác cảm thấy cạn kiệt năng lượng sau bữa trưa, vì vậy họ nên tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn vào buổi sáng trong khi năng lượng của họ cao hơn và trả lời email vào buổi chiều,

Một số chủ doanh nghiệp gia đình có một số đỉnh và thấp năng lượng trong ngày. Ví dụ, họ có thể tràn đầy năng lượng để làm việc vào sáng sớm và lại làm việc vào đêm muộn. Trong trường hợp đó, làm việc trong những khoảng thời gian đó và làm việc khác vào lúc sáng muộn và đầu giờ chiều là lịch trình lý tưởng.

Nếu bạn không chắc chắn về thời gian làm việc cao điểm của mình thì hãy dành một hoặc hai tuần để theo dõi cảm giác của bạn khi làm việc. Lưu ý những thời điểm bạn cảm thấy năng lượng thấp hoặc cao hoặc cảm thấy rất hiệu quả. Bạn có thể sẽ thấy một số mẫu xuất hiện.

Ưu tiên các công việc của bạn

Một trong những thách thức lớn nhất khi điều hành doanh nghiệp tại gia là đảm bảo bạn tập trung vào các nhiệm vụ kiếm tiền. Có một hệ thống nộp hồ sơ là quan trọng, nhưng không quan trọng hơn việc thực hiện công việc cho khách hàng hoặc vận chuyển sản phẩm của bạn. Tốt nhất, bạn nên ưu tiên các nhiệm vụ của mình theo thứ tự kết quả của chúng:

Kiếm tiền ngay bây giờ: Làm việc cho khách hàng hoặc lập hóa đơn
Kiếm tiền trong tương lai gần: Dự án mới, tiếp thị, dịch vụ khách hàng
Kiếm tiền trong tương lai xa: Các dự án cần thời gian để kết hợp với nhau, kết nối mạng
Quản lý kinh doanh: Email không tiếp thị hoặc dịch vụ khách hàng, làm sổ sách, nộp hồ sơ, v.v.

Bí quyết sắp xếp thứ tự khi việc nào cũng quan trọng 

Sắp xếp và lên lịch cho ngày của bạn

Hầu hết các doanh nghiệp gia đình sẽ có khả năng thiết lập một lịch trình với các nhiệm vụ lặp lại. Ví dụ, một nhà văn tự do có thể có một khoảng thời gian nhất định để viết mỗi ngày. Trợ lý ảo sẽ có một khoảng thời gian nhất định để quản lý mạng xã hội của khách hàng và các tác vụ khác.

Mặc dù làm việc tại nhà cho phép bạn linh hoạt, nhưng việc có một thói quen cho những công việc bạn làm thường xuyên là điều không tồi. Lịch trình tạo ra một quy trình và thói quen, vì vậy bạn không cần phải suy nghĩ về những gì bạn cần làm. Nó giúp bạn tổ chức và lập kế hoạch cho các khía cạnh không thường xuyên trong ngày của bạn xung quanh các hoạt động bình thường của bạn.

Để có một lịch trình làm việc, bạn cần phải tuân theo nó. Vì vậy, nếu bạn thấy mình đang trì hoãn nhiều, thì đã đến lúc quay lại xem xét thời gian làm việc cao điểm của mình hoặc cân nhắc thuê trợ lý ảo để thực hiện những công việc không kiếm tiền mà bạn đang tránh.

Nếu bạn dễ bị phân tâm hoặc choáng ngợp, hoặc bạn hay trì hoãn, thì có thể hữu ích để quản lý ngày làm việc của bạn bằng Kỹ thuật Pomodoro. Nó bao gồm làm việc trên một nhiệm vụ trong 25 phút mà không bị gián đoạn (được hẹn giờ bằng bộ đếm thời gian), nghỉ một chút và thực hiện lại. Sau bốn chu kỳ này, bạn nghỉ dài hơn và bắt đầu lại các chu kỳ. Mục đích là tăng năng suất và sự tập trung với một phương pháp đơn giản, không phức tạp.

Quản lý sự việc bất ngờ và gián đoạn

Thách thức lớn nhất đối với các chủ doanh nghiệp tại nhà là đối phó với sự sao lãng và quản lý các nhiệm vụ không theo lịch trình. Bạn thường xuyên bị gián đoạn bởi một cuộc gọi điện thoại hoặc một sự cố không lường trước được (tức là trang web của bạn gặp sự cố), khiến thói quen thông thường của bạn không đồng bộ. Một vấn đề khác liên quan đến quản lý nhiệm vụ của bạn liên quan đến các hoạt động liên quan đến các dự án dài hạn, thường bị gạt sang một bên cho các nhiệm vụ cấp bách hơn. Để quản lý tốt nhất các hoạt động mà bạn chưa lên kế hoạch, bạn muốn đánh giá tầm quan trọng của chúng và thực hiện, lên lịch hoặc ủy quyền.

Thực hiện: Đây là những vấn đề cấp bách hoặc khủng hoảng phải được xử lý. Thách thức nằm ở chỗ biết một nhiệm vụ có quan trọng đến mức nó tự động lên đầu danh sách hay không. Bất cứ điều gì có thể ảnh hưởng đến thu nhập của bạn nên được coi là quan trọng. Vì vậy, nếu trang web của bạn gặp sự cố, bạn cần phải xử lý nó trước. Nếu một khách hàng đang phàn nàn, bạn cần phải sửa chữa nó nhanh chóng.
Lên lịch: Đối với những việc cần làm cần phải hoàn thành, nhưng không nhất thiết càng sớm càng tốt, hãy sắp xếp chúng vào lịch trình của bạn sau này.
Giao phó: Bất cứ lúc nào bạn có thể hoàn thành nhiệm vụ, bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các nhiệm vụ kiếm tiền quan trọng. Vì vậy, nếu một vấn đề xuất hiện và bạn có một trợ lý ảo tốt, hãy xem liệu họ có thể giải quyết vấn đề đó không.
Khi làm việc trong một dự án dài hạn, cách tốt nhất để quản lý các nhiệm vụ đó vào lịch trình của bạn là:

Chia nhỏ dự án thành những việc cần làm.
Chọn ngày “Hoàn thành” khi bạn muốn dự án hoàn thành.
Lên lịch trong những việc cần làm từ bây giờ cho đến ngày hoàn thành.
Hãy coi chúng như những nhiệm vụ “quan trọng” không thể không thực hiện.

Sử dụng một hệ thống

Có rất nhiều hệ thống in ấn và trực tuyến tuyệt vời để giúp bạn sắp xếp và lên lịch trong ngày của mình. Bí quyết là tìm một cái phù hợp với bạn. Các hệ thống kỹ thuật số thường có các ứng dụng dựa trên web và điện thoại thông minh để bạn có thể sắp xếp ngăn nắp khi ở xa văn phòng tại nhà. Một số chủ doanh nghiệp gia đình thích hệ thống in và khả năng kiểm tra thực tế những việc cần làm. Một số người sử dụng kết hợp cả hai.

Nếu bạn không chắc điều gì tốt nhất cho mình, hãy thử nghiệm các tùy chọn khác nhau, cân nhắc cách hoạt động của bạn và số lượng tín hiệu, bộ kích hoạt hoặc cảnh báo bạn cần để giữ cho bạn đúng lịch trình.

Tốt nhất, bạn nên lên lịch trong tuần và thậm chí có thể là một tháng. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải xem lại và điều chỉnh kế hoạch hàng ngày của bạn nếu cần.

Tham khảo Mẹo thiết lập văn phòng tại nhà của bạn – SimpleShop