Nếu doanh nghiệp phát triển quy mô càng lớn, việc quản lý nhân sự càng trở nên khó khăn vì số lượng nhân viên tăng lên quá nhiều. Vậy đâu là giải pháp cho vấn đề này? Đó chính là sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự. Trong bài viết này,Shimpleshop sẽ cùng bạn tìm hiểu top 5 phần mềm quản lý nhân sự miễn phí tốt nhất năm 2021 cho các doanh nghiệp!
Phần mềm quản lý nhân sự là gì?
Phần mềm quản lý nhân sự (tiếng anh là Personnel Management Software) là một ứng dụng được tạo ra trên nền tảng kỹ thuật số và công nghệ thông tin. Vai trò cốt lõi của các phần mềm nhân sự chính là hỗ trợ quản lý, tối ưu hoá các nhiệm vụ hằng ngày. Cũng như giải quyết những mục tiêu nhân sự tổng thể của công ty hoặc doanh nghiệp trong ngắn hạn và dài hạn. Phần mềm quản lý nhân sự là giải pháp tối ưu nhất trong việc quản lý nhân sự, và sẽ càng tuyệt hơn khi các phần mềm, ứng dụng này hoàn toàn miễn phí. Vì vậy, HrOnline sẽ liệt kê một danh sách những phần mềm quản lý nhân sự miễn phí tốt nhất 2021.
Những tính năng cốt lõi của một phần mềm Quản lý nhân sự tốt (HRMS)
Chức năng chính của phần mềm nhân sự là chuẩn hóa và hợp nhất các quy trình cốt lõi liên quan đến quản lý nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. HRMS bao gồm các mô-đun riêng biệt đảm nhận các nhiệm vụ khác nhau cùng hướng tới mục tiêu chung là xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp bà hiệu quả. Dưới đây là những chức năng cốt lõi của một phần mềm Quản trị nhân sự lý tưởng. Bạn nên cân nhắc các yếu tố dưới đây khi lựa chọn hệ thống phù hợp cho doanh nghiệp mình.
Quản lý tuyển dụng
Một mô-đun thực hiện nhiệm vụ số hóa quy trình tuyển dụng – đào tạo – kết nối nhân sự. Dễ dàng khởi tại, lưu trữ CV và đưa CV vào quy trình tuyển dụng để theo dõi, quản lý và tái sử dụng. Hệ thống gửi email tự động xây dựng môi trường trao đổi thuận tiện giữa ứng viên và nhà tuyển dụng, tăng độ chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.
Quản lý hồ sơ nhân sự
Lưu trữ và truy xuất tất cả thông tin cập nhật liên quan đến nhân viên (thông tin cá nhân, chứng chỉ, hợp đồng, lịch sử lương,…) trên hệ thống tập trung trực tuyến giúp truy cập nhanh chóng mọi lúc mọi nơi trên di động cá nhân. Theo dõi và cảnh báo biến động nhân sự hỗ trợ ban lãnh đạo đưa ra các quyết định điều phối, bổ sung nguồn lực chính xác và kịp thời.
Quản lý bảng chấm công
Số hóa dữ liệu chấm công – đơn từ chấm công trên một hệ thống phần mềm, không cần tính excel, không cần nhập liệu thủ công. Nhân sự chủ động theo dõi bảng công cá nhân, chuyên cần, quỹ phép. Tiết kiệm tối đa thời gian xử lý bảng công, khiếu nại hàng tháng của bộ phận nhân sự.
Quản lý tiền lương
Tối ưu các tác vụ thủ công trong quy trình xử lý bảng lương hàng tháng, phần mềm thiết lập các mẫu lương/ phiếu lương cho từng vị trí công việc, tự động tính lương từ bảng công và bảng KPI.
Rất nhiều phần mềm quản trị nhân lực hiện nay đã phát triển tính năng thông minh cho phép tự động tính lương nhân sự từ hệ số, bảng công và các khoản KPI khác… để ra con số lương cuối cùng cho nhân viên mà không cần sự can thiệp của con người.
Quản lý lương thưởng
Quản lý chi tiết bảng lương cá nhân, thưởng/ trừ KPI trên một nền tảng chung trực tuyến giúp nhà lãnh đạo theo dõi chính xác thu nhập qua từng tháng của nhân viên, từ đó căn cứ để có sự điều chỉnh lương, chế độ khen thưởng phù hợp. Các nhà lãnh đạo có thể quản lý tốt hơn sự biến động quỹ lương trong doanh nghiệp khi có một phần mềm hỗ trợ.
Quản lý hiệu suất
Phần mềm quản lý nhân sự hỗ trợ thiết lập hệ thống KPI thông minh cho từng vị trí, chỉ tiêu, hệ số đánh giá, tỉ lệ quy đổi, đơn vị tính… Tự động hóa đánh giá KPI từ kết quả thực hiện công việc thực tế so với chỉ tiêu, giảm 90% thời gian nhập liệu thủ công, tính toán cho quản lý. Cơ sở để đánh giá năng lực nhân sự để điều chỉnh cơ cấu theo quý/ năm.
Top 5 Ứng dụng quản lý nhân sự tốt nhất
Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự F-HR
F-HR đem đến sự hài lòng nhất định cho các doanh nghiệp khi đáp ứng đầy đủ các tính năng cơ bản như kiểm kê, lưu thông hàng, kế toán, lương,… Bên cạnh đó, việc áp dụng thực tế phần mềm quản lý này trong hệ thống các công ty con của Conando Corp đã cung cấp nhiều trải nghiệm tuyệt vời cho nhân sự.
F-HR tích hợp các tính năng quản lý mục tiêu, kế hoạch và todolist. Nhân sự chỉ việc đăng nhập và thực hiện các bước cơ bản là đã hoàn tất công việc. Nhờ đó trút bỏ bớt đi một phần gánh nặng mỗi khi nặng đầu vì nghĩ về phần mềm quản trị hợp lý. Có thể nhận thấy F-HR là một sự lựa chọn hoàn hảo về mặt chi phí hợp lý, bảo mật cao và tư vấn kỹ lưỡng, vận hành công việc hiệu quả với các tính năng nổi trội:
+ Hành trình thăng tiến:
Đây là bản kê khai chi tiết về lộ trình các thành tựu của một nhân sự trong doanh nghiệp. Điều này giúp tạo động lực cho mỗi cá nhân trong tổ chức, công ty hay phát triển bản thân trong công việc.
+ Đào tạo:
Phần mềm cung cấp các chương trình đào tạo hội nhập cũng như chuyên môn, được thiết kế riêng biệt, phù hợp với theo từng vị trí nhất định. Song song, mỗi cá nhân còn được cấp bằng chứng nhận online hoàn thành chương trình đào tạo sau mỗi khóa huấn luyện.
Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự BambooHR
Bamboo HR là một phần mềm quản lý nhân sự nước ngoài, khá nhỏ gọn với 5 hạng mục chính. Đó là: Quản lý và phân tích thông tin nhân sự, tuyển dụng, onboard, công lương và văn hoá doanh nghiệp.
Phần mềm quản lý nhân sự BambooHR lại đem đến cho người dùng những trải nghiệm khá độc đáo, ấn tượng:
+ Tuyển dụng khác biệt:
BambooHR tạo dấu ấn ngay từ ban đầu với tính năng tạo tin tuyển dụng ngay trên phần mềm. Các mục thông tin được yêu cầu điền đầy đủ như: tiền lương, chức danh, thời gian, loại hợp đồng,… Đồng thời, phần mềm cho phép chia sẻ các thông tin trên đến các trang mạng xã hội, website tìm kiếm việc làm phổ biến. Từ đó giúp nhanh chóng có được số lượng hồ sơ việc làm như mong muốn.
+ Email onboarding tự động:
BambooHR sẵn sàng cung cấp các email dành cho nhân viên mới bất cứ lúc nào doanh nghiệp tuyển dụng. Email gồm đầy đủ thông tin và cách truy cập vào hệ thống liên quan đến nhân sự mới.
+ BambooHR lập sẵn một thư viện cập nhật thông tin nhân sự. Qua đó hỗ trợ nắm bắt được số lượng, tình trạng nhân viên, quy trình phê duyệt,…
Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự OOC digiiHR
OOC digiiHR là phần mềm quản lý được đầu tư và phát triển bởi OCD. DigiiHR là bộ giải pháp hội tụ các công cụ đạt chuẩn Hoa Kỳ. Đó là chuỗi giá trị của Michael Porter, khung năng lực của Harvard hay BSC-KPI của Kaplan. Hiện nay, OOC digiiiHR có 8 phân hệ và nhóm tính năng chính, gồm:
+ Phân hệ cơ cấu tổ chức:
Hình thành cơ cấu doanh nghiệp, phân bổ các chức năng cơ bản theo vị trí, ban ngành.
+ Phân hệ quản trị nhân sự nền tảng:
Là nơi lưu trữ, cập nhật tích các thông tin nhân sự, dữ liệu công việc, chương trình đào tạo nội bộ – ngoài, chế độ lương thưởng, phụ cấp,… Đồng thời, OOC digiiiHR còn cho phép người dùng tích hợp trích xuất dữ liệu theo nhu cầu.
+ Phân hệ năng lực nhân sự:
Lập trình bản đồ khung năng lực theo từng vị trí; cung cấp kế hoạch trong việc đánh giá nhân sự; cập nhật các thành tích, đóng góp của cá nhân trong doanh nghiệp.
+ Phân hệ quản lý đãi ngộ – tính lương:
Lập bảng hệ thống lương, xếp lương, thiết kế bảng lương hàng tháng.
+ Khác:
Phân hệ kế hoạch nhân sự, phân hệ đào tạo, tuyển dụng và phân tích nhân sự.
Phần mềm quản lý nhân sự Apptivo
Giao diện Apptivo
Đây là một phần mềm quản lý nhân sự miễn phí khá hay, không giới hạn người dùng, được xây dựng như ứng dụng điện toán đám mây, với rất nhiều tính năng linh hoạt cho phép người dùng có khả năng tích hợp với các công cụ cần thiết khác. Với các ứng dụng HR (Quản lý nhân sự) nhân viên, tuyển dụng, theo dõi nghỉ phép, trao đổi thông tin giữa các phòng ban hết sức dễ dàng.
Tuy không giới hạn người dùng, nhưng nguồn lưu trữ dữ liệu bị giới hạn ở 500MB. Phiên bản này sẽ không có app, hay truy cập trực tiếp dành cho di động với tài khoản miễn phí. Thêm vào đó, Apptivo không phải là phần mềm quản lý nhân sự thuần túy. Vì vậy, Apptivo không thực sự tập trung vào quản lý nhân sự dẫn đến thiếu một số chức năng khác như: đào tạo, đánh giá…
Phần mềm quản lý nhân sự Deskera
Cách vận hành Deskera
Phần mềm quản lý nhân sự miễn phí – Deskera cung cấp một phiên bản mã nguồn mở miễn phí, và một phiên bản lưu trữ trên nền tảng phần mềm dạng SaaS với chi phí là 75$/ tháng cho mỗi người dùng.
Đây là phần mềm dành cho những doanh nghiệp có quy mô khá lớn, vì vậy Deskera quản lý nhân sự rất rộng, và có khá nhiều tính năng. Quản lý biên chế, chấm công, tuyển dụng… công cụ này được thiết kế để đáp ứng cho tất cả các nhu cầu của doanh nghiệp. Ngoài ra, Deskera cũng hoàn toàn có thể tích hợp với các công cụ khác.
Vì bao quát rất nhiều tính năng nên một số tính năng của Deskera không có chiều sâu, không đi sâu chi tiết vào các tính năng cụ thể so với các phần mềm khác.
Tạm kết
Trên đây là thông tin về Top 5 phần mềm quản lý nhân sự đang được review tốt nhất hiện nay. Hi vọng với bài viết này, Shimpleshop sẽ hỗ trợ được các doanh nghiệp trong việc tìm ra phần mềm phù hợp. Chúc các doanh nghiệp thành công!
