Cách quản lý doanh thu trong kinh doanh là kỹ năng không thể thiếu đối với bất kỳ chủ cửa hàng nào. Thông qua các số liệu đó bạn sẽ có cái nhìn toàn cảnh về tình hình hoạt động hiện tại. Để giúp bạn nắm rõ cách tính lời lỗ, thu chi, Shimpleshop sẽ cung cấp cho bạn những kiến thức cần thiết nhất trong bài viết dưới đây.
Doanh thu là gì?
Doanh thu là tổng giá trị thực hiện được do việc bán hàng hóa, sản phẩm, cung cấp dịch vụ cho khách hàng mang lại, bao gồm toàn bộ số tiền đã thu được hoặc có quyền đòi về do việc bán hàng hóa và dịch vụ trong một thời gian nhất định.
Các loại doanh thu chủ shop cần quan tâm
Phàm chuyện làm ăn, đụng đến tiền bạc là người ta đắn đo, cân nhắc kỹ lắm. Vậy nên, để quản lý được cửa hàng hiệu quả thì người chủ cửa hàng cần nắm được:
-Doanh thu tổng là số tiền ghi trong hóa đơn bán hàng, hợp đồng cung cấp dịch vụ kể cả số doanh thu bị chiết khấu, hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán chấp thuận cho người mua nhưng chưa được ghi trên hóa đơn.
-Doanh thu thuần hay còn gọi là doanh thu thực được xác định theo công thức.
-Doanh thu thuần = Doanh thu tổng – Chiết khấu bán hàng – Hàng bán bị trả lại – Phần giá trị giảm giá hàng hoá – Thuế gián thu
Tại sao bạn quản lý doanh thu thiếu chặt chẽ và chính xác?
Muốn tìm ra phương pháp quản lý doanh thu vừa “nhàn thân”, vưa hiệu quả, trước hết bạn cần tìm hiểu lý do dẫn đến việc quản lý doanh thu thiết chặt chẽ và chính xác. Theo đó, những nguyên nhân thường gặp nhất gồm:
Quản lý thu chi theo cách thủ công
Cách quản lý thu chi thủ công có một ưu điểm là dễ thực hiện; ai cũng có thể thực hiện mà không cần kỹ năng hay trình độ. Người thực hiện việc quản lý thu chi thủ công cũng không cần thành thạo công nghệ. Tuy nhiên, cách làm này chỉ phù hợp với những shop bán lẻ không chuyên. Vì với một số lượng đơn hàng lớn, chắc chắn cách làm này không chính xác, dễ gây thất thoát và ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý của cửa hàng.
Ví dụ điển hình nhất, khi nhập số liệu vào sổ sách, bạn khó tránh khỏi nhầm lẫn. Nếu sử dụng Excel để quản lý thu chi ở một cửa hàng kinh doanh chuyên nghiệp, người quản lý sẽ rất rối vì mọi thông tin được lưu trữ tách rời. Việc tính toán đa phần vẫn phải thực hiện thủ công, vì ngay cả Excel cũng không thể kết nối với máy in hóa đơn hay máy đọc mã vạch.
Cách quản lý doanh thu thủ công này có nhược điểm là khiến bạn tốn thời gian; tốn công sức và không đảm bảo tính chính xác về số liệu.
Xác định sai nguồn doanh thu
Trong quá trình kê khai số liệu, nhiều quản lý xác định sai nguồn doanh thu. Ví dụ như khi họ tính cả hàng đang chuyển hoặc nợ khách hàng phải trả vào doanh thu trong ngày.
Tính thiếu chi phí
Doanh thu chỉ có thể được xác định chính xác khi các khoản chi được liệt kê đầy đủ. Nhưng vì một lý do nào đó, quản lý tính thiếu các khoản chi phí như điện nước; khấu hao thiết bị; chi phí nhập hàng…Việc này dẫn đến kết quả tính doanh thu cũng không chính xác.
Cách tạo, quản lý doanh thu bán hàng bằng excel đơn giản
Trên mạng hiện nay có rất nhiều mẫu file quản lý doanh thu bán hàng bằng excel mà bạn hoàn toàn có thể tải về để sử dụng. Hoặc nếu bạn là người cẩn thận và muốn thiết kế riêng file với các tiêu chí mình cần thì cũng có thể tự thực hiện được. Đầu tiên là hãy tải phần mềm excel về máy tính của mình và cùng thực hiện nhé.
File quản lý bán hàng cơ bản
Với một cửa hàng kinh doanh về bất kỳ lĩnh vực gì, file quản lý doanh thu cũng cần những yếu tố cơ bản được tạo thành các cột như sau: cột về ngày tháng năm bán hàng, tên mặt hàng, số lượng hàng hoá được bán ra, đơn giá của mỗi mặt hàng, thành tiền, thông tin của khách mua hàng, tên nhân viên bán, cột ghi chú…
Sử dụng các hàm đơn giản ở trên excel để thực hiện tính toán doanh thu, lợi nhuận định kỳ theo ngày, theo tuần, tháng, quý hay năm.
Với cột thành tiền bạn sẽ sử dụng công thức cố định “Thành tiền = Đơn giá * Số lượng”. Mỗi lần nhập số lượng thì cột thành tiền sẽ nhảy số tiền theo mà không cần bạn tính toán. Nếu có các đợt khuyến mãi giảm giá thì bạn ghi chú để phần thành tiền ra số tiền đúng với thực tế.
Những lưu ý khi sử dụng excel để quản lý doanh thu bán hàng
Mặc dù quản lý doanh thu bán hàng bằng excel mang lại nhiều lợi ích cho chủ doanh nghiệp, tuy nhiên để nó phát huy hiệu quả tối đa bạn cần phải chú ý một số điểm.
-Chỉ sử dụng excel để quản lý doanh thu với số lượng không quá nhiều, dữ liệu đơn giản và yêu cầu xuất dữ liệu không quá cao.
-Trước khi tiến hành lập biểu mẫu quản lý, bạn cần xác định được nhu cầu mình mong muốn trên bảng này là gì. Ngoài doanh thu, lợi nhuận thể hiện theo từng ngày thì bạn cần thêm thông tin về tình trạng hàng hoá, % lợi nhuận, biến động doanh thu lợi nhuận so với ngày trước hay không… Xác định rõ nhu cầu sẽ giúp bạn tạo nên bảng excel đầy đủ thông tin và phát huy hiệu quả tối đa.
-Một số trường của excel có thể khoá, nếu file quản lý có nhiều người cùng làm việc mà bạn cần bảo mật thì có thể tìm hiểu thêm về thông tin này nhé.
-Sử dụng excel offline trên máy tính thì bạn nên tính đến trường hợp mất điện, máy tính hỏng có thể mất toàn bộ dữ liệu bạn đã lập ra. Hãy có phương án dự phòng hoặc sử dụng Google Sheet tương tự như excel offline.
Những công cụ và phần mềm quản lý bán hàng tự động
App quản lý doanh thu Sapo
Phần mềm quản lý doanh thu miễn phí Sapo là ứng dụng quản lý bán hàng trên điện thoại miễn phí, bạn chỉ cần sử dụng điện thoại thông minh có hệ điều hành Android hoặc IOS là có thể tải về sử dụng dễ dàng. Sapo hỗ trợ bạn thực hiện tốt khả năng quản lý bán hàng:
-Cung cấp tính năng quản lý đơn hàng: dễ dàng tạo lập đơn hàng và kiểm soát đơn hàng theo tiến trình từ đặt hàng, duyệt đơn, đóng gói cho tới xuất kho và hủy đơn
-Quản lý tồn kho sản phẩm: hàng nhập về bao nhiêu, bán ra bao nhiêu, và kiểm kho sát sao tránh thất thoát sản phẩm
-Quản lý nhân viên và khách hàng theo thông tin cá nhân, doanh thu hằng ngày/ tháng
Nếu như bạn sử dụng app quản lý bán hàng Sapo, bạn hoàn toàn có thể kết nối và đấu API tự động vào hệ thống báo cáo quản trị của A1 Analytics.
App quản lý doanh thu Haravan
Với các giải pháp bán hàng từ Haravan, doanh nghiệp và cá nhân có thể vận hành việc kinh doanh trên mọi kênh bán hàng tại một nơi duy nhất.
Từ việc quản lý sản phẩm, khách hàng, đơn hàng, tồn kho, giao nhận, marketing, khuyến mãi,… cho đến những bảng báo cáo doanh thu và phân tích hiệu quả kinh doanh đều được thống kê tự động.
Đây cũng là 1 trong những hệ thống quản lý bán hàng mà hệ thống báo cáo tự động của A1 Analytics có thể kết nối và kéo số trực tiếp
Khi sử dụng hệ thống báo cáo quản trị tự động của A1 Analytics, bạn có thể quản lý hầu hết tất cả các công đoạn, phòng ban, quy trình trong doanh nghiệp, từ Marketing đến Sales và quản lý tình trạng kho vận và tồn kho trong doanh nghiệp mà không cần tốn quá nhiều thời gian và nhân sự.
Tạm kết
Trên đây là toàn bộ chia sẻ của Shimpleshop về Cách quản lý doanh thu cho các cửa hàng nhỏ lẻ,các doanh nghiệp lớn.Hy vọng rằng những thông tin trong bài viết trên sẽ giúp bạn có thể lựa chọn phương pháp phù hợp nhất để đưa vào quản lý doanh thu bán hàng cho doanh nghiệp của mình một cách hiệu quả.
