Bắt đầu kinh doanh với Virtual Assistant
Ngành công nghiệp trợ lý ảo tiếp tục phát triển, một phần là do quá trình bình thường hóa công việc từ xa trong năm qua, cũng như sự thúc đẩy các doanh nghiệp mở rộng các dịch vụ trực tuyến của họ.
Các chuyên gia trong lĩnh vực này đồng ý rằng nhu cầu về trợ lý ảo có thể sẽ tăng lên trong những năm tới. Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ và doanh nhân không tận dụng các dịch vụ trợ lý ảo chỉ vì họ không biết về tùy chọn này. Khi trợ lý ảo ngày càng phổ biến và được biết đến nhiều hơn như một nguồn lực, lĩnh vực này có thể sẽ tiếp tục tăng trưởng hơn nữa.
Trợ lý ảo là gì?
Trợ lý ảo hoặc VA, hỗ trợ các doanh nghiệp, nhóm hoặc cá nhân bằng cách thực hiện các tác vụ quản trị từ xa. Khi nhiều doanh nghiệp thuê ngoài nhiều vai trò hơn, các dịch vụ trợ lý ảo có thể tìm được việc làm trên nhiều ngành.
Các dịch vụ phổ biến do trợ lý ảo cung cấp bao gồm nhận cuộc gọi, quản lý email và tài khoản mạng xã hội, thực hiện nghiên cứu, lên lịch cuộc hẹn và thanh toán hóa đơn.
Khi bạn quyết định cung cấp loại hỗ trợ nào, hãy bắt đầu bằng cách xác định những kỹ năng bạn có thể sử dụng để giúp các chủ doanh nghiệp nhỏ, Abbey Ashley, người sáng lập của The Virtual Savvy, nói với The Balance trong một email. Cô ấy nói thêm rằng các kỹ năng bạn chọn để cung cấp với tư cách là một VA có thể là hành chính, kỹ thuật hoặc liên quan đến tiếp thị.
Mức độ phổ biến ngày càng tăng của Trợ lý ảo
“Các doanh nghiệp trực tiếp, thực tế hơn bao giờ hết đang tìm cách tăng cường sự hiện diện trực tuyến hoặc tham gia một phần hoạt động kinh doanh trực tuyến để đa dạng hóa thu nhập của họ,” Kayla Sloan, một trợ lý ảo huấn luyện viên và là người sáng lập khóa học $ 10K VA, đã giải thích cho The Balance trong một email.
Bà lưu ý rằng một yếu tố khác góp phần vào sự phổ biến ngày càng tăng của dịch vụ trợ lý ảo là nhiều doanh nhân đã triển khai các hoạt động kinh doanh trực tuyến trong năm qua. Kết quả là, các doanh nghiệp VA đang nhận thấy nhiều khách hàng quan tâm hơn.
Sloan đã ghi nhận sự gia tăng nhu cầu về trợ lý ảo chuyên về một bộ kỹ năng cụ thể và một số công cụ nhất định. Mặc dù vẫn còn thị trường cho các trợ lý ảo nói chung, hành chính hoặc “tổng hợp mọi giao dịch”, Sloan lưu ý rằng việc chuyên môn hóa có thể khiến VA được tìm kiếm nhiều hơn và có khả năng sinh lợi nhiều hơn. Các chuyên môn tiềm năng bao gồm tiếp thị qua email, quản lý dự án và quản lý kinh doanh trực tuyến.
Ưu và nhược điểm của việc bắt đầu kinh doanh trợ lý ảo
Ưu điểm
- Tương đối đơn giản để bắt đầu
- Giờ linh hoạt
- Có thể tùy chỉnh
Nhược điểm
- Có thể khó tìm được khách hàng ban đầu
- Có thể phải biện minh cho tỷ lệ của bạn
- Mức độ căng thẳng tiềm ẩn cao
Ưu điểm được giải thích
- Tương đối đơn giản để bắt đầu: Một doanh nghiệp VA yêu cầu ít chi phí và bạn thường sẽ yêu cầu kinh nghiệm tối thiểu. Bạn không cần bất kỳ giấy phép hoặc trình độ học vấn cụ thể nào.
- Giờ làm việc linh hoạt: Khả năng làm việc tại nhà và tạo lịch trình của riêng bạn là hai lý do khiến một doanh nghiệp VA trở nên hấp dẫn.
- Có thể tùy chỉnh: Bạn có thể quyết định chính xác hình thức kinh doanh của mình, từ những loại dịch vụ bạn sẽ cung cấp cho đến việc bạn có chuyên về một thị trường ngách cụ thể hay không.
Giải thích rõ ràng
- Có thể khó tìm được khách hàng ban đầu: Việc tìm kiếm khách hàng đầu tiên của bạn có thể khó khăn, đặc biệt nếu bạn chưa có kinh nghiệm trước đó trong lĩnh vực thích hợp của mình. Có thể mất thời gian để xây dựng cơ sở khách hàng của bạn đến mức bạn đang kiếm được nhiều tiền.
- Có thể phải biện minh cho mức giá của bạn: Khách hàng cũng có thể đang cân nhắc các VA có tính phí thấp hơn nhiều, có thể là do những trợ lý đó không sống ở Hoa Kỳ. Việc giải thích giá trị dịch vụ của bạn có thể là một thách thức.
- Mức độ căng thẳng tiềm ẩn cao: Tùy thuộc vào lĩnh vực thích hợp hoặc trọng tâm của bạn, công việc có thể căng thẳng và một số khách hàng của bạn có thể yêu cầu hoặc mong đợi bạn luôn ở bên. Thiết lập những kỳ vọng rõ ràng từ trước có thể hữu ích.
Bạn cần gì để bắt đầu công việc kinh doanh VA của riêng mình?
Bắt đầu kinh doanh trợ lý ảo là một doanh nghiệp có chi phí rất thấp. Bạn sẽ cần các đồ dùng văn phòng thông thường, internet nhanh và công nghệ như máy tính, các chương trình phần mềm cơ bản, tai nghe và máy in. Bạn sẽ muốn không gian làm việc của mình nằm trong một khu vực yên tĩnh để bạn có thể nhận cuộc gọi của khách hàng mà không bị sao nhãng.
Mặc dù một khóa học hoặc chương trình đào tạo có thể hữu ích, nhưng bạn không cần phải học chính thức để bắt đầu công việc kinh doanh tại nhà của mình với vai trò trợ lý ảo. Khi bạn muốn mở rộng dịch vụ hoặc phát triển chuyên môn của mình trong một thị trường ngách cụ thể, bạn nên tham gia các khóa học có thể giúp bạn trau dồi các kỹ năng cụ thể.
Để trở thành một trợ lý ảo thành công, điều cần thiết là bạn phải có tổ chức, năng động bản thân và một người giao tiếp xuất sắc. Kỹ năng máy tính thành thạo và ngữ pháp tốt cũng rất quan trọng.
Cách bắt đầu công việc kinh doanh VA của bạn
Dưới đây là các bước cần thực hiện khi bạn bắt đầu kinh doanh trợ lý ảo:
Viết kế hoạch kinh doanh
Như đối với bất kỳ dự án kinh doanh nào, bước đầu tiên là lập một kế hoạch kinh doanh, Sharon Williams, chủ tịch của The 24 Hour Secretary, đã đề xuất trong một email gửi tới The Balance. Cô ấy lưu ý rằng việc hình dung và vạch ra các ý tưởng của bạn giúp bạn có cơ hội xác định những gì có thể hiệu quả, các cơ hội tiềm năng và bất kỳ điểm đau hoặc khiếm khuyết nào cần được giải quyết.
Williams khuyên rằng các VA mới nên nhớ rằng kế hoạch chi tiết này là một khuôn khổ sống và thở. Nó đủ linh hoạt để thay đổi nếu gói ban đầu của bạn không hoạt động.
Quyết định những dịch vụ bạn sẽ cung cấp và cung cấp cho ai, đồng thời tính toán kinh phí và chi phí tài chính cơ bản. Tiếp theo, phát triển chiến lược tiếp thị bằng cách thực hiện nghiên cứu thị trường mục tiêu và xác định chuyên ngành và thị trường ngách của bạn. Dành thời gian suy nghĩ về các điều khoản hợp đồng và soạn thảo hợp đồng để bảo vệ bản thân và doanh nghiệp của bạn.
Cách viết Kế hoạch Kinh doanh Phần “Concept and Value Proposition” – SimpleShop
Nhìn vào các con số
Các quyết định tài chính là một phần quan trọng trong kế hoạch kinh doanh của bạn, vì vậy hãy dành thêm một chút thời gian để đảm bảo các con số đều cộng lại. Xác định số tiền bạn cần kiếm và số tiền bạn nên tính để đạt được mục tiêu tài chính của mình. Hãy nhớ rằng với tư cách là chủ sở hữu doanh nghiệp, bạn sẽ cần thanh toán chi phí hoạt động và thuế, đồng thời đưa những con số đó vào tỷ lệ của mình.
Ashley của The Virtual Savvy khuyên bạn nên xác định giá của bạn theo các gói khi bạn mới bắt đầu. Ví dụ: nếu mức lương theo giờ của bạn là 30 đô la, bạn có thể bán gói 20 giờ một tháng với giá 600 đô la.
Chăm sóc tất cả các nghĩa vụ pháp lý
Sau khi quyết định về tên và cấu trúc doanh nghiệp của mình, bạn sẽ cần xin tất cả các giấy phép và giấy phép cần thiết và đăng ký với tất cả các pháp nhân có liên quan. Bạn có thể cần một tuyên bố hư cấu về tên hoặc một giấy miễn trừ phân vùng để làm việc tại nhà. Bạn cũng sẽ muốn xem xét các chi tiết hậu cần khác, chẳng hạn như mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp và bạn có thể cần phải đăng ký với công ty bảo hiểm gia đình của mình.
Xác định khách hàng tiềm năng
Tìm ra khách hàng mục tiêu của bạn là ai và tìm họ ở đâu. Các nhóm Facebook và LinkedIn có liên quan có thể là những nơi hữu ích để kết nối với khách hàng tiềm năng, cũng như các sự kiện mạng ảo.
Tiếp cận với mạng hiện tại của bạn. Nói với bạn bè, thành viên gia đình, đồng nghiệp cũ và những người khác về doanh nghiệp mới của bạn vì họ có thể biết ai đó có thể sử dụng dịch vụ của bạn.
Cung cấp dịch vụ tuyệt vời
Khi bạn có được khách hàng, hãy đảm bảo rằng bạn thực hiện đúng thỏa thuận và thời hạn của mình. Chú ý đến nhu cầu của khách hàng là một phần quan trọng trong việc duy trì và phát triển cơ sở khách hàng của bạn. Khi bạn biết khách hàng và khiến họ hài lòng, hãy yêu cầu giới thiệu — truyền miệng có thể là một cách hiệu quả để đạt được công việc kinh doanh mới.
