5W2H là gì?

Đã có rất nhiều trường hợp thấy rằng bản thân thao tác không có mục tiêu cụ thể, theo cảm hứng hoặc không có kế hoạch trước. Và kết quả của việc này là hiệu quả công việc thấp, chất lượng sản phẩm kém. Công thức 5w2h được áp dụng để bạn cũng có thể khắc phục những điều này.Vậy 5w2h là gì? hãy cùng Shimpleshop tìm hiểu ngay tại chỗ này nhé!

Khái niệm 5w2h là gì?

5w2h là công cụ đơn giản để bạn có thể tự định ra kế hoạch làm việc của bản thân mình. Công thức 5wh2 bao gồm có:

-Who (ai làm)

-What (làm việc gì)

-When (làm khi nào)

-Where (làm ở đâu)

-Why (tại sao phải làm)

-How( làm như thế nào)

-How many ( cần bao nhiêu tiền để làm).

Công thức 5w2h có vai trò quan trọng giúp bạn tự quyết định và trả lời cho bản thân biết có nên làm công việc đó không. Vậy ý nghĩa của 5w2h là gì bạn đã có câu trả lời rõ ràng trên đây.

Ý nghĩa của 5w2h là gì?

5w2h có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc đảm bảo công việc được hoàn thành tốt nhất:

Xác định mình sẽ làm gì

What: bạn tự đưa ra danh sách công việc cần phải làm, việc nào làm trước đứng thứ tự ưu tiên trong list. Bạn cũng nên ghi chú thời gian để hoàn thành đầu công việc đó, từ đó sẽ dễ dàng thực hiện các bước tiếp theo phải làm.

Xác định mục đích của công việc

Why: Xác định được mục đích của công việc bạn định làm sẽ giúp bạn có thêm nhiều động lực để hoàn thành hơn.

Tuy nhiên, mục đích lại dễ bị nhầm lẫn với nhiều mục tiêu khác. Vì vậy mà bạn phải đưa ra mục đích thật cụ thể, tránh sơ sài, chung chung.

Xác định người tiến hành công việc

Who: Ngoài việc xác định người tiến hành công việc thì việc xác định ai là người đứng ra chịu trách nhiệm của từng công việc cũng quan trọng không kém để quá trình giám sát diễn ra được dễ dàng hơn.

Xác định thời gian làm công việc

When: Nhiều khi ta quá chú trọng vào deadline mà không biết cách phân bổ công việc cho kịp tiến độ. Vì vậy mà ta cần xem xét công việc quan trọng làm trước để đạt deadline theo đúng thời gian.

Xác định địa điểm làm

Where: Địa điểm làm việc có thể là cố định ở văn phòng, cũng có thể phải di động tùy vào tính chất của công việc đang làm.

Xác định xem làm như thế nào

How trong 5wh2 là gì?– Đây là mấu chốt trong công thức 5w2h bởi đòi hỏi phải có tư duy nhạy bén và lôgic để hoạch định chiến lược đạt được mục đích và những công cụ cần thiết hỗ trợ.

Xác định cần bao nhiêu tiền

Khi tiến hành làm một công việc cũng cần phải dự toán chi phí kỹ lưỡng tránh lãng phí và cũng tránh thiếu hụt tiền để đảm bảo chất lượng công việc. Như vậy, 5w2h có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Vậy vai trò đối với doanh nghiệp của 5w2h là gì? Chúng ta sẽ được bật mí ngay sau đây.

Tại sao và làm như thế nào để áp dụng 5W2H

-When là thời gian, thời điểm, thời kì, kì hạn. Vì mỗi công việc đều cần có kì hạn nên với tư cách là cấp trên lúc ra chỉ thị thì “When” cần phải được quyết định một cách rõ ràng. Hơn thế nữa, bên phía nhận chỉ thị là cấp dưới cũng có thời gian lập kế hoạch và nâng cao xác xuất tiếp nhận được công việc.

-Where chính là địa điểm. Tiến hành làm việc, cuộc hẹn, cuộc họp… ở đâu thì cần phải được cụ thể trong chỉ thị.

-Who là nhân vật, con người. Ai làm, làm với ai cũng cần phải được nói rõ ràng. Một tình huống xấu thường gặp là lúc ra chỉ thị không nói rõ ai làm chỉ vì nghĩ “ai làm cũng được” và kết quả là đã không ai làm. Vì vậy sự rõ ràng trong “Who” giúp ta tránh được tình huống trên và giúp nâng cao được trách nhiệm cá nhân trong công việc.

-What là đối tượng và nội dung. Cần phải làm rõ cần làm cái gì, yêu cầu cái gì…ngay từ đầu để tránh những hiểu nhầm về sau.

-How là cách thức và phương pháp. Làm như thế nào, làm trong trạng thái như thế nào…cũng cần phải rõ ràng. Nếu ban đầu chuyển tải “How” một cách chính xác thì sẽ tăng được tính hiện thực và giảm được các lỗi về sau trong công việc.

-Why chính là mục đích, lí do. Tại sao cần phải làm việc đó, nếu mục đích được làm minh bạch sẽ giúp nâng cao chất lượng công việc. Không chuyển tải “Why” cũng là một trong nhiều nguyên nhân làm đối phương hiểu sai ý đồ và dẫn tới việc không đi đúng chỉ thị yêu cầu.

-How much/ How many là giá, chi phí, số lượng bao nhiêu. Mong muốn làm đến giá nào, chi phí bao nhiêu thì được…cũng phải được cụ thể để đối phương có thể cân nhắc đến bài toán về giá thành hiệu quả.

Vai trò của 5W2H đối với doanh nghiệp

Với sự đơn giản nhưng tường minh của nó, mô hình hay công thức 5W2H có thể áp dụng cho bất kỳ doanh nghiệp hay nhóm dự án nào. Các cá nhân cũng có thể dùng 5W2H để lên kế hoạch công việc cho mình. 5W2H giúp:

-Xác định mục tiêu công việc, dự án rõ ràng

-Xác định chính xác công việc cần làm

-Trả lời câu hỏi ai là người thực hiện công việc

-Thiết lập kỳ hạn hoàn thành cho công việc

-Tìm phương án thực thi công việc hiệu quả nhất

-Ước tính nguồn lực tài chính cho công việc

Không phải lúc nào bạn cũng sử dụng hết 7 câu hỏi này. Tuy nhiên dù bạn có dùng hết 7 yêu tố khi lập kế hoạch công việc hay không thì logic nó vẫn vậy.