Setup quán cafe trong thị trường ngành F&B nói chung và kinh doanh quán cafe nói riêng tại Việt Nam được đánh giá dư địa tăng trưởng mạnh với triển vọng rất lớn. Đồng thời, tính cạnh tranh của ngành dịch vụ này khá cao, tốc độ đào thải nhanh nên cần phải bắt kịp xu hướng và phát triển sự trải nghiệm của dịch vụ hơn.
Bên cạnh việc chú trọng vào menu quán, công thức đồ pha chế, thái độ phục vụ thì việc setup quán cafe đẹp, phong cách thiết kế quán cafe độc đáo, riêng biệt cũng là yếu tố mà khách hàng quan tâm tìm kiếm trải nghiệm cũng như giữ chân khách hàng quay lại.
Setup quán cafe có những chi phí nào?
Có thể nói chi phí setup quán cafe khá tốn kém đặc biệt là giai đoạn thiết kế kiến trúc và mua sắm nội thất. Có 2 loại chi phí khi setup quán cafe là chi phí cố định và chi phí duy trì.
– Chi phí cố định: là tiền cọc mặt bằng, thiết kế và thi công nội ngoại thất, máy móc, vật dụng pha chế, chi phí nhân công,…
– Chi phí duy trì là chi phí mặt bằng hàng tháng, điện nước, internet, nguyên liệu pha chế, chi phí marketing, lương nhân viên,…
Chi phí cố định
Chi phí mặt bằng
Tùy thuộc diện tích mặt bằng, địa điểm mặt bằng và bạn thuê hay mua mà chi phí mặt bằng sẽ khác nhau. Mặc dù bạn có thuê hay mua mặt bằng thì cũng cần chi phí tu sửa, trang trí và xây dựng để bắt đầu kinh doanh. Nếu địa điểm đó vẫn chưa có đường dẫn điện nước thì bạn cũng cần lắp đặt lại. Thậm chí, có rất nhiều chủ quán cafe phải đập bỏ công trình hiện tại để xây dựng và thiết kế lại đúng với định hướng phong cách ban đầu. Có thể là phong cách hiện đại, cổ xưa hoài niệm hoặc dễ thương đáng yêu, phong cách độc lạ,…
Chi phí mặt bằng bao gồm:
- Tiền thuê mặt bằng tối thiểu 1 năm
- Tiền tu sửa, cải tạo, xây dựng lại mặt bằng
- Chi phí lắp đặt điện, nước (nếu cần)
Chi phí đầu tư trang thiết bị
Tiếp theo việc chuẩn bị mặt bằng đẹp, thoáng mát tại địa điểm dễ tìm là việc chuẩn bị trang thiết bị. Đó là những máy móc, thiết bị dùng thế pha chế cafe và nước uống như máy xay cafe, máy pha cafe, máy xay sinh tố,… Bên cạnh đó là những vật dụng pha chế như ly, cốc, muỗng, ấm nước,… Trong việc chuẩn bị trang thiết bị này bạn cần tỉ mỉ và chăm chút, cẩn thận liệt kê các danh sách vật dụng cần mua sắm. Bên cạnh đó là dự trù trước chi phí để chủ động hơn trong việc lựa chọn những loại máy móc phù hợp.
Chi phí thường được chia làm 2 loại là:
Chi phí cố định (khoản chi cố định mỗi tháng): tiền thuê mặt bằng, chi phí thiết kế xây dựng quán, tiền sắm sửa nội thất quán, chi phí vật dụng,… Khoảng chi phí dao động từ 100 đến 200 triệu tùy vào quy mô mà mục đích kinh doanh của quán.
Chi phí biến động (số tiền thay đổi theo từng tháng): tiền điện nước, internet, nguyên vật liệu, chi phí marketing, chi phí đào tạo nhân viên,…Bạn cần chuẩn bị và dự trù thêm khoảng tiền là 50-90 triệu để chi trả cho phần chi phí này.
Shimpleshop gợi ý đến bạn danh sách những thiết bị cần thiết cho quán cafe như sau:
• Tủ lạnh: nên mua tủ lạnh với dung tích từ 500 – 1000 lít thì mới đủ chứa nguyên vật liệu cho quán. Giá tủ lạnh mới rơi vào khoảng trên 10.000.000đ đến vài chục triệu cũng có.
• Máy pha cafe: các dòng máy pha cafe rẻ nhất cũng khoảng 30.000.000đ (1 hộc pha), máy 2 hộc pha hoặc nhiều hơn có giá lên đến 70.000.000đ/máy.
• Máy đánh kem: các quán cafe thường dùng máy đánh kem dạng mini với giá khoảng 4-5.000.000đ một máy. Tuy nhiên các loại bình xịt kem tươi thường được ưa chuộng hơn, mức giá cũng phải chăng hơn từ 1.200.000đ/ bình.
• Máy xay sinh tố: các loại máy xay sinh tố đa năng, công suất xay trung bình có già khoảng 2.500.000đ đến dưới 10.000.000đ. Còn những dòng máy xay sinh tố cao cấp, công năng lớn, xay không tạo tiếng ồn có giá khá mắc lên đến 40.000.000đ/ máy.
• Ly, tách, cốc, dĩa, muỗng,… thường mua theo concept quán, giá cả cũng vì thế mà khác nhau. Một số cửa hàng sẽ giảm giá khi mua trọn bộ hoặc mua số lượng lớn. Bạn cũng nên chú ý chuẩn bị ly nhựa bán mang đi. Chi phí cho phần này sẽ rơi vào khoảng 50.000.000đ.
• Máy POS bán hàng: có chi phí khác mềm so với các vật dụng cần thiết khi setup quán cafe. Với chi phí thấp nhưng lợi ích mà một phần mềm bán hàng mang lại không hề thấp chút nào. Để sở hữu phần mềm chuyên nghiệp, quản lý bán hàng hiệu quả, chi phí duy trì phải chăng không hề dễ kiếm. May mắn Phần mềm quản lý bán hàng PosApp có thể đáp ứng được tất cả các nhu cầu trên. Với chi phí vỏn vẹn 120.000đ/ tháng?!?!
• Bàn ghế: cũng nên mua theo phong cách thiết kế quán. Bạn có thể ưu tiên mua theo bộ, đỡ tốn chi phí vận chuyển nhiều lần và thời gian phối hợp chúng với nhau. Còn nếu bạn đã có sẵn ý tưởng trong đầu, hoặc bạn có khiếu về các trang trí và thiết kế nội thất quán cafe, bạn có thể mua riêng từng loại và kết hợp với nhau theo sở thích. Chi phí khoảng: 50.000.000đ-100.000.000đ.
• Hệ thống chiếu sáng: nên tận dụng ánh sáng tự nhiên vào ban ngày thay vì bật nhiều đèn. Hiện nay có một số mẫu đèn đẹp giá rẻ dành riêng cho quán cafe bạn có thể tham khảo.
• Vật dụng vệ sinh: nên mua loại chất lượng để sử dụng được lâu dài, không tốn công mua lại nhiều lần, giá của các loại vật dụng vệ sinh cũng rất phải chăng, toàn bộ chỉ trong khoảng từ 5.000.000đ đến 10.000.000đ. Nếu bạn có mua thêm máy hút bụi, máy lọc không khí, quạt khuếch tán tinh dầu cho quán cafe thì sẽ tốn thêm chi phí.
Chi phí nguyên liệu pha chế
Để tay vào kinh doanh bạn cần mua sắm nguyên vật liệu pha chế cho quán. Để chất lượng đồ uống ngon bạn nên lựa chọn những nguyên liệu có chất lượng tốt, nguồn gốc xuất xứ rõ ràng. Thông thường chi phí nguyên liệu này không vượt quá 20-25% doanh thu để có lợi nhuận.
Những nguyên liệu mà các quán cafe đều có như cafe (có thể dạng hạt hoặc đã xay sẵn), trà, sữa, trái cây tươi, siro,… Nếu bạn có dự định kinh doanh kèm các món ăn vặt hoặc bánh ngọt thì bạn cần chuẩn bị thêm các nguyên liệu chế biến.
Các loại chi phí khác
Ngoài những chi phí kể trên thì còn có những chi phí cần thiết khác như chi phí thuê nhân sự và chi phí dành cho vật dụng trang trí.
Đối với chi phí nhân sự thì tùy theo quy mô kinh doanh của bạn mà có số lượng nhân viên phù hợp. Thông thường mức lương dành cho nhân viên tại quán cafe khoảng từ 4.000.000 – 5.000.000 đồng/ca tùy vị trí của nhân viên.
Những vật dụng trang trí quán như chậu cây, hoa trang trí, tranh ảnh,… cũng chiếm nhiều chi phí ban đầu của bạn.
Chi phí duy trì
Đây là những chi phí nhằm duy trì hoạt động của quán, đảm bảo quán cà phê của bạn hoạt động hiệu quả. Trong đó phải kể đến là chi phí Marketing cho quán cafe. Hoạt động quảng cáo sẽ giúp quán cafe bạn thu hút thêm nhiều khách hàng đến quán. Nhất là khi quán của bạn vừa mới mở cửa, vẫn chưa có nhiều người biết đến. Chi phí marketing thường được tính dựa trên số phần trăm doanh thu. Tùy vào giai đoạn và mục tiêu của bạn mà mức chi phí này có thể thay đổi.
Để duy trì trong vòng 3 tháng ổn định dù không có doanh thu nhưng vẫn hoạt động được thì bạn cần có vốn dự phòng. Vốn này có thể lưu động từ 50.000.000 – 80.000.000 VNĐ đối với quán nhỏ và vài tỷ nếu quán lớn.
Các chi phí mà bạn cần chi trả hàng tháng như:
- Chi phí thanh toán điện, nước, wifi, quà tặng…
- Chi phí phát sinh bất chợt không lường trước như đồng phục nhân viên, xử lý rác thải, cháy nổ, thiết bị hư hỏng,…
- Chi phí setup quán cafe không hề nhỏ, chính vì vậy mà bạn cần tìm hiểu kỹ để có những phương án đầu tư hợp lý nhất. Khi đã chuẩn bị đủ nguồn lực để setup quán cafe thì giai đoạn thực hiện cũng quan trọng.
Quy trình setup quán cafe
Xác định đối tượng khách hàng mà quán cafe hướng đến
Đối tượng khách hàng của bạn là ai rất quan trọng trong khâu setup. Tất cả từ phong cách trang trí đến menu đều khác biệt. Nếu là những người trẻ năng động thì bạn có thể trang trí quán với những hình vẽ độc đáo và ấn tượng nhiều màu sắc. Nếu là những người hướng nội, thích sự đơn giản thì bạn sẽ lên ý tưởng về sự đơn giản tinh tế. Menu đồ uống cũng cần phù hợp với đối tượng khách hàng. Bạn phải tìm hiểu kỹ những sở thích của họ để đáp ứng nhu cầu khách của bạn càng nhiều càng tốt.
Xây dựng Menu quán cafe
Các bước xây dựng menu quán cà phê như sau:
- – Lên menu đồ uống trong quán cafe.
- – Lên list trang thiết bị – dụng cụ quầy bar.
- – Lên bảng công thức pha chế chuẩn các món.
- – Lên danh sách giá bán dự kiến.
- – Tính Cost (giá vốn) chi tiết các món uống.
- – Tính % lợi nhuận theo giá bán.
- – Lên DS nhà cung ứng nguyên vật liệu.
Đào tạo nhân viên
Chất lượng dịch vụ chăm sóc của nhân viên cũng như thái độ phục vụ là điểm để níu chân khách hàng. Khi mới tuyển dụng nhân viên bạn cần đào tạo những quy trình phục vụ khách. Cụ thể như cách chào đón, tạm biệt khách hàng, cách đưa menu, giới thiệu món. Cách phục vụ món nước đến bàn khách, thái đồ khi tiếp xúc với khách… Để đảm bảo khách hàng khi đến và bước ra khỏi quán đều vui vẻ và hài lòng.
Quản lý và vận hành quán cafe
Để tận dụng được nhân viên giỏi thì bạn cũng phải có hệ thống quản lý tốt. Khi setup quán cafe, việc lựa chọn đúng phần mềm quản lý (nhất là phần quản lý nhân viên) là vô cùng quan trọng vì những lý do sau:
- Tính lương rõ ràng theo từng ca làm việc, chia đồng tiền hoa hồng, tiền tip
- Giảm thiểu tối đa thời gian, giữ sức cho nhân viên thông qua hệ thống chuyển order trực tiếp đến quầy thu ngân và xuống bếp
- Phân quyền nhân viên thành nhiều cấp độ, theo từng khâu. Khâu nào, cấp độ nào sẽ được sử dụng chức năng ở khâu đó
- Quản lý nhân viên theo tài khoản, dễ dàng đối chứng khi có sai sót, thưởng phạt công bằng, chính xác
Bạn nên trang bị phần mềm quản lý quán cafe để hỗ trợ trong quá trình quản lý.. Phần mềm có đầy đủ các tính năng dành cho quán cafe như:
- – Order, bán hàng, tính tiền, in hóa đơn nhanh chóng chính xác
- – Quản lý kho, định lượng nguyên vật liệu
- – Quản lý nhân viên, ca làm việc
- – Xem báo cáo thu-chi, tồn kho, công nợ,…
- – Quản lý quán cafe từ xa dễ dàng…
Marketing cho quán cafe
Thời đại 4.0 và truyền thông lên ngôi, quán của bạn sẽ không còn cơ hội để chờ đợi “hữu xạ tự nhiên hương” nữa. Mà thay vào đó, bạn nên tìm những công cụ cũng như phương thức marketing hiệu quả, ví dụ như:
- – Đầu tư thiết kế bộ nhận diện thương hiệu (Logo, Menu, Cardvisit, đồng phục nhân viên, biển tên,…)
- – Đầu tư card, thẻ vip, tích lũy số lần uống, Standee tại quán.
- – Chụp ảnh đồ uống đặc trưng thật đẹp hoặc quay clip càng tốt nếu ngân sách tốt
- – Xây dựng và phát triển Fanpage, chạy event khai trương cùng nhiều chương trình khủng. Đừng tiếc tiền cho việc này.
- – Phủ review lên các site review ẩm thực (Như foody, lozi, diadiemanuong,…)
- – Booking Review lên các kênh youtube ẩm thực
Kinh nghiệm xương máu khi setup quán cafe
Xác định chính xác chi phí đầu tư, mô hình và mục tiêu kinh doanh
Trước tiên, bạn hãy xem xét lại các lĩnh vực chuyên môn cùng kinh nghiệm và vốn kiến thức của mình để có những định hướng chính xác trong việc phát triển quy mô, mở rộng đầu tư kinh doanh của bản thân.
Thứ hai, bạn cần lập kế hoạch, phác thảo chi tiết hoá mục tiêu lợi nhuận để các quy trình trong thời gian đầu được diễn ra trôi chảy và chắc chắn.
Cuối cùng, 2 loại phí mà chủ kinh doanh nên nắm bắt trước khi đầu tư là: Chi phí cố định và chi phí duy trì.
Nên chuẩn bị đầy đủ nếu muốn hành trình phát triển kinh doanh của bạn trở nên vững vàng trên thị trường đông đúc như hiện nay.
Tự rèn dũa, mở rộng kiến thức bản thân
Bạn nên nắm rõ vị thế của bản thân. Từ đó, đầu tư cho mình các khóa học lợi ích, chuyên sâu để bổ sung những khiếm khuyết còn thiếu.
Một số khóa học phù hợp với các chủ kinh doanh như: Khoá học để mở rộng tư duy phát triển, nhưng cuộc hội thảo chuyên sâu, đọc sách sẽ giúp bạn tích lũy thêm nhiều kiến thức mới mà google cũng khó lòng tìm kiếm được.
Không lãng phí ngân sách
Hãy luôn nhớ mục đích của việc lập ngân sách là đầu tư vào các khoản có lợi, phù hợp để phát triển kinh doanh.
Vì vậy, bạn cần chi đúng và đủ các chi phí theo bản kế hoạch đề ra để không lâm vào các tình trạng phải xoay sở, vay mượn khắp nơi để phát triển.
Yêu nghề và luôn giữ vững đam mê
Bất kỳ thành công nào, cũng có nhiều chông gai và thử thách. Vì vậy, bạn cần sáng suốt để lựa chọn và đưa ra những quyết định đúng đắn.
Hãy luôn giữ đam mê, các mục tiêu và định hướng lúc đầu. Đừng bị chi phối bởi những tác nhân xung quanh như lợi nhuận mà quên đi các giá trị cốt lõi, xứng đáng, quán cafe của bạn sẽ làm được trong thời gian phát triển, setup quán trong thời gian sắp tới.
Định hình mô hình set up
Trước khi setup quán cafe, bạn cần định hình mô hình – phong cách quán. Quan trọng hơn, bạn cần phải xác định đối tượng khách hàng mà quán sẽ phục vụ là nhóm người như thế nào. Khách hàng chính là những người sẽ trả tiền cho bạn, mạng lại nguồn thu cho toàn bộ quán. Vì thế nên xác định ngay từ đầu những người bạn sẽ phục vụ để có những cách thức chuẩn bị setup quán phù hợp.
Ví dụ như quán cafe văn phòng, phục vụ những đối tượng đến để làm việc, học tập nên không gian quán thường được bày trí nhiều bàn đa năng có sẵn ổ điện. Quán cafe acoustic thường thu hút người thích nghe nhạc nên sẽ được bày trí thêm dàn karaoke, đàn ghi-ta,…
Có 2 mô hình quán cafe nên cân nhắc trước khi quyết định mở quán: cafe sân vườn và cafe theo trend
Bạn nên cân nhắc nghiêm túc về việc kinh doanh 2 mô hình quán cafe này bởi các nhược điểm
• Mô hình quán cafe sân vườn đòi hỏi chi phí đầu tư mặt bằng, thi công khá lớn, nhất là ở các khu vực đô thị. Nếu tiềm lực tài chính không mạnh, quản lý không chắc bạn sẽ gặp phải rất nhiều rủi ro
• Với cafe theo trend như cafe thú cưng, cafe toilet hay cafe băng. Đây là những mô hình “ăn xổi”, sớm nở chóng tàn. Khách ban đầu có thể đông nhưng càng về sau sẽ càng vắng. Bạn nên cân nhắc thật kỹ trước khi đầu tư
Hy vọng với những kiến thức và lời khuyên về cách setup quán cà phê khi chưa hề có kinh nghiệm gì trên đây của chúng tôi, sẽ giúp anh chị từ một người “hoàn toàn không có gì” trở thành một người khởi nghiệp kinh doanh cà phê thành công xuất sắc.
