Giải pháp quản lý quán cà phê là một trong những yếu tố giúp các chủ cửa hàng thực hiện tốt các hoạt động kinh doanh.Mô hình kinh doanh quán cà phê hãy chuỗi quán cafe đã không còn hiếm gặp trên thị trường Việt Nam hiện nay. Kinh doanh quán cafe đang ngày càng được phát triển và mở rộng.
Quản lý doanh thu có tính chính xác cao
Không phải lúc nào bạn cũng trực tiếp có mặt tại quán cafe để kiểm soát xem doanh thu hôm nay cửa hàng ra sao, bán hàng hiệu quả không? Trong khi đó các hoạt động bán hàng hay kiểm tiền mỗi ngày đều do nhân viên thực hiện. Nếu chỉ tiếp nhận thông tin và ghi vào sổ sách thì rất khó để kiểm soát doanh thu một cách chính xác bởi bạn khó để biết rằng nhân viên thu ngân có tính toán sai hay không. Chưa kể đến việc nhân viên thu ngân gian dối, nhận tiền của khách nhưng không đưa lại, hoặc quán quá đông nên quên mất thu tiền của khách.
Giải pháp toàn diện nhất để quản lý doanh thu hiện nay chính là sử dụng phần mềm tính tiền cafe. Phần mềm giúp chủ quán cafe có thể theo dõi doanh thu hàng ngày hàng giờ. Mọi giao dịch từ hoạt động kinh doanh đều được ghi nhận chi tiết và trực quan nhất nhờ đó nhân viên rất khó gian lận.
Ngoài ra với tính năng báo cáo bán hàng được hiển thị theo các tiêu chí thời gian/lợi nhuận/giảm giá/trả hàng/nhân viên bạn không chỉ có thể nắm rõ hoạt động của cửa hàng mà còn dễ dàng lập kế hoạch bán hàng trong tương lai.
Quản lý nhân viên chuyên nghiệp
Trong kinh doanh, để quản lý nhân viên có hiệu quả thật sự rất khó khăn. Theo phản ánh của một số chủ kinh doanh thì rất nhiều trường hợp nhân viên thường lợi dụng lỗ hổng trong quản lý để gian lận tiền của quán cafe. Vì thế quản lý nhân viên luôn là vấn đề đau đầu không riêng bất cứ chủ kinh doanh bán hàng nào.
Để quản lý nhân viên được sát sao hơn bạn cần dành nhiều thời gian tại quán để theo dõi cũng như chỉ đạo công việc của họ. Giám sát nhân viên thông qua camera cũng là một giải pháp rất hiệu quả nhằm giảm thiểu tối đa khả năng gian lận. Bên cạnh đó, trong quá trình kinh doanh quán cafe bạn nên giao nhiệm vụ rõ ràng và kiểm tra và đánh giá hiệu suất công việc của mỗi nhân viên ra sao.
Kết hợp với sử dụng phần mềm, mọi lịch sử thao tác của nhân viên đều được ghi nhận nhờ đó kiểm soát được nhân viên bán hàng có hiệu quả hay có thiếu sự trung thực không? Điều này giúp bạn quản lý và hỗ trợ cho nhân viên được chuyên nghiệp hơn.
Quản lý việc gọi món và thanh toán
Quản lý quán cà phê bằng phần mềm giúp cho việc gọi món được nhanh chóng và thuận tiện. Chỉ với vài thao tác đơn giản trên máy tính, hóa đơn sẽ được in ra ngay tại quầy chế biến. Ngay cả khi có áp dụng các chương trình khuyến mãi, chiết khấu thì công việc này cũng được thực hiện một cách nhanh chóng.
Những hóa đơn được in ra sẽ bao gồm đầy đủ những thông tin về bàn cần phục vụ, món cần phục vụ, giá thanh toán,… Điều này sẽ giúp cho nhân viên của bạn làm việc nhanh chóng và tránh khỏi nhầm lẫn. Khách hàng cũng sẽ cảm thấy ưng ý về thái độ và thời gian phục vụ. Từ đó làm cho doanh số bán hàng tăng lên đáng kể.
Quản lý nguyên vật liệu
Sử dụng giải pháp quản lý quán cà phê bằng phần mềm để quản lý nguyên vật liệu, tình trạng Nhập – Xuất – Tồn trong kỳ giúp cho chủ quán nắm chắc hơn về tình hình nguyên vật liệu, tránh tình trạng thất thoát ngoài ý muốn. Hơn nữa, tiện ích mà phần mềm mang lại còn giúp chủ quán kiểm soát được những sai lệch, từ đó tìm ra nguyên nhân và cách khắc phục.
Nếu bạn là chủ của một chuỗi cửa hàng cà phê thì việc sử dụng phần mềm để quản lý chúng là điều cực kỳ cần thiết. Việc này cho phép bạn truy cập thông tin nhanh, thuận tiện và dễ dàng hơn, nắm bắt được tình hình của từng chi nhánh, chi nhánh nào đang đông khách, chi nhánh nào tạo được lợi nhuận cao,… Hơn thế nữa, một tiện ích rất lớn khi sử dụng giải pháp quản lý quán cà phê bằng phần mềm chính là việc bạn có thể truy cập mọi thông tin bất cứ khi nào, từ bất cứ nơi đâu, mà không cần phải có mặt ở quán để quản lý.
Quản lý khuyến mãi hiệu quả
Vào một vài tháng trong năm, các quán cafe thường tổ chức các chương trình khuyến mãi hấp dẫn nhằm lôi kéo càng nhiều khách hàng càng tốt. Tuy nhiên, khi quản lý đồng loạt nhiều chương trình khuyến mại và đa dạng loại hình thì rất dễ nhầm lẫn gây những rủi ro không đáng có cho cửa hàng. Nếu không có biện pháp quản lý khoa học thì khó mà triển khai được.
Một giải pháp hữu hiệu giúp bạn làm chủ động triển khai hàng loạt nhiều chương trình khuyến mại cho khách hàng: Giờ vàng, ngày vàng, ưu đãi cho khách quen, Tặng điểm tích lũy,… mà chẳng sợ nhầm lẫn giữa các chương trình khi triển khai cùng lúc. Bên cạnh đó, phần mềm cho phép chủ quán dễ dàng thiết lập áp dụng riêng biệt từng cái hoặc gộp các chương trình khuyến mại ngay trên phần mềm.
Tạm kết
Trên đây là những chia sẻ về giải pháp quản lý quán cafe hiệu quả cho người mới bắt đầu mà bạn cần học hỏi để có kinh nghiệm quản lý quán cafe cũng như việc kinh doanh một cách đúng đắn, có lợi nhuận nhất. Chúc bạn thành công.
