4 cách quản lý thời gian hiệu quả nhất

Quản lý thời gian là một kỹ năng quan trọng để trau dồi. Nó có thể giúp bạn tận dụng tối đa mỗi ngày, dẫn đến thành công trong các lĩnh vực như công việc và trường học. Để quản lý thời gian của bạn, hãy sử dụng thời gian của bạn một cách hiệu quả bằng cách làm việc trong môi trường phù hợp và ưu tiên các nhiệm vụ. Giảm thiểu phiền nhiễu bằng cách tắt điện thoại và phương tiện truyền thông xã hội khi cần thiết. Hãy chắc chắn để làm theo một lịch trình hàng ngày cho phép bạn tận dụng tối đa mỗi ngày.

1. Sử dụng thời gian của bạn một cách hiệu quả

1.1 Tạo môi trường thích hợp để làm việc

Môi trường bạn làm việc có thể giúp tăng năng suất tổng thể của bạn. Không có quy tắc nghiêm ngặt nào về môi trường làm việc, vì vậy hãy chọn những gì phù hợp với bạn. Đắm mình với những đồ trang trí đầy cảm hứng giúp bạn cảm thấy nhiệt tình và đam mê. Những cảm giác này sẽ giúp bạn duy trì công việc và làm việc hiệu quả.

Ví dụ, có thể một nghệ sĩ cụ thể truyền cảm hứng cho bạn. Đầu tư vào một vài bản in các bức tranh của họ và treo những bức tranh này lên tường của bạn.

Nếu bạn có thể chọn một không gian cụ thể để làm việc, hãy chọn một không gian không gây phiền nhiễu. Làm việc trước tivi có thể là một ý tưởng tồi, nhưng có thể bạn có thể đẩy một chiếc bàn vào góc phòng ngủ và làm việc ở đó.

1.2 Liệt kê các nhiệm vụ của bạn theo mức độ quan trọng

Trước khi bạn bắt đầu tải công việc trong ngày, hãy sắp xếp thứ tự ưu tiên. Danh sách việc cần làm là một công cụ tuyệt vời, nhưng hãy sắp xếp chúng một chút thay vì chỉ viết ra mọi thứ cần hoàn thành. Nhóm nhiệm vụ về mức độ quan trọng.
Trước khi lập danh sách của bạn, hãy viết ra các danh mục quan trọng.

Ví dụ: các nhiệm vụ có nhãn “khẩn cấp” phải được thực hiện ngay hôm nay. Các công việc được gắn nhãn “quan trọng nhưng không khẩn cấp” là điều quan trọng cần thực hiện, nhưng có thể chờ đợi. Có thể tạm dừng các tác vụ có nhãn như “mức độ ưu tiên thấp” nếu cần.

Liệt kê các nhiệm vụ dưới mỗi danh mục. Ví dụ, nếu bạn cần hoàn thành một báo cáo cho công việc, đó sẽ là một nhiệm vụ khẩn cấp. Nếu bạn cần bắt đầu một dự án công việc khác, nhưng thời hạn không phải là hai tuần nữa, đó sẽ là một nhiệm vụ “quan trọng, nhưng không khẩn cấp”. Nếu bạn muốn chạy sau giờ làm việc, nhưng nó không quan trọng, đó sẽ là một nhiệm vụ “có mức độ ưu tiên thấp”.

1.3 Làm những công việc quan trọng trước

Việc hoàn thành những công việc quan trọng đầu tiên vào buổi sáng sẽ để lại cho bạn cảm giác hoàn thành công việc. Một ngày sẽ có cảm giác như một thành công và rất nhiều căng thẳng của bạn sẽ được loại bỏ. Bắt đầu mỗi ngày bằng cách loại bỏ những nhiệm vụ quan trọng nhất trong danh sách của bạn.

Ví dụ: nếu bạn có năm e-mail cần trả lời và một báo cáo phải được hiệu đính, hãy làm điều đó ngay khi bạn vào văn phòng.
Ngừng mọi hoạt động xã hội không cần thiết trước khi bạn bắt đầu các nhiệm vụ ưu tiên của mình.

1.4. Giữ một số công việc với bạn mọi lúc

Tận dụng thời gian chết của bạn bằng cách luôn luôn bên bạn. Nếu bạn có một vài phút đi lạc trên xe buýt, hãy sử dụng nó để đọc một thứ gì đó cho trường học hoặc nơi làm việc. Nếu bạn đang xếp hàng chờ đợi ở cửa hàng tạp hóa, hãy gửi lại một số e-mail công việc trên điện thoại của bạn. Nếu bạn luôn bận rộn với công việc, bạn luôn có thể tận dụng thời gian của mình.

Nếu bạn là sinh viên, hãy nghĩ đến việc đầu tư vào một số sách nói hoặc ghi âm bài giảng của bạn. Trong khi xếp hàng chờ đợi hoặc đi bộ đến lớp, bạn có thể nghe tài liệu về các khóa học của mình.

1.5. Không đa nhiệm

Nhiều người cho rằng đa nhiệm là một cách tuyệt vời để hoàn thành nhiều việc hơn mỗi ngày và quản lý thời gian một cách khôn ngoan. Tuy nhiên, việc tập trung vào nhiều nhiệm vụ cùng một lúc thực sự khiến bạn kém hiệu quả hơn. Mọi việc sẽ mất nhiều thời gian hơn vì bạn không dành toàn bộ sự chú ý cho bất cứ điều gì. Thay vào đó, hãy tập trung hoàn toàn vào một nhiệm vụ tại một thời điểm. Bạn sẽ hoàn thành công việc nhanh hơn theo cách này, cho phép bạn tận dụng tối đa thời gian của mình.

Ví dụ, trả lại tất cả các email của bạn. Sau đó, đăng xuất khỏi tài khoản email của bạn và chuyển sang một tác vụ khác. Đừng lo lắng về email của bạn bây giờ. Nếu bạn cần trả lại nhiều email hơn sau đó trong ngày, bạn có thể thực hiện việc đó sau khi hoàn thành nhiệm vụ trong tầm tay.

2. Giảm thiểu sự phân tâm

2.1 Tắt điện thoại của bạn.

Khi có thể, hãy tắt điện thoại của bạn. Điện thoại có thể chiếm nhiều thời gian trong ngày mà bạn có thể sử dụng hiệu quả hơn. Khi dễ dàng đăng nhập Facebook hoặc xem qua email của bạn, nhiều khả năng bạn sẽ làm được điều đó. Hãy tự làm một việc và tắt điện thoại trong khi bạn đang cố gắng làm những việc khác. Nếu bạn thấy mình bốc đồng với điện thoại để trì hoãn, thay vào đó bạn sẽ gặp một màn hình trống.

Nếu bạn cần bật điện thoại để làm việc, hãy đặt nó khắp phòng. Nếu việc truy cập vào điện thoại của bạn không dễ dàng như vậy, thì bạn sẽ ít có khả năng làm điều đó hơn. Bạn cũng có thể tắt bất kỳ thông báo nào trên điện thoại mà không cần thiết để hoạt động.

2.2 Đóng các trình duyệt không cần thiết

Ngày nay, nhiều người dựa vào máy tính hoặc internet để hoàn thành công việc. Làm việc với Facebook, Twitter hoặc các trang web gây mất tập trung khác trong nền sẽ ảnh hưởng xấu đến kỹ năng quản lý thời gian của bạn.
Bạn cũng có thể bị phân tâm nếu các tab được mở từ các dự án cũ hoặc các tìm kiếm không liên quan trên internet. Tạo thói quen đóng các tab ngay sau khi bạn truy cập xong trang web. Hãy tập trung toàn bộ vào các trang web cần thiết cho công việc của bạn. Thử thách bản thân để chỉ mở một hoặc hai tab cùng một lúc.

2.3 Chặn phương tiện truyền thông xã hội

Đôi khi, sự cám dỗ để đăng nhập vào Facebook hoặc Twitter là quá lớn để tránh. Nếu bạn gặp vấn đề với mạng xã hội, có nhiều ứng dụng và trang web bạn có thể sử dụng để tạm thời chặn các trang gây mất tập trung.

SelfControl là một ứng dụng dành cho người dùng Mac chặn quyền truy cập vào bất kỳ trang web nào bạn chọn trong một khoảng thời gian nhất định. Nó là miễn phí để tải xuống.
Nếu bạn cần kết nối ngoại tuyến hoàn toàn, ứng dụng Freedom cho phép bạn chặn quyền truy cập Internet của mình trong tối đa tám giờ cùng một lúc.

Tiện ích bổ sung Leechblock của Firefox cho phép bạn giới hạn việc sử dụng các trang web nhất định trong một khoảng thời gian nhất định mỗi ngày.

2.4 Tránh bị gián đoạn càng nhiều càng tốt

Sự gián đoạn làm gián đoạn quy trình làm việc của bạn. Nếu bạn đang thực hiện một nhiệm vụ và dừng lại để làm việc khác, bạn có thể khó quay lại chế độ làm việc. Khi bạn đang thực hiện một nhiệm vụ, hãy cố gắng hoàn thành nó trước khi đứng dậy làm việc khác. Những thứ khác có thể chờ đợi trong khi bạn cố gắng hoàn thành điều gì đó.

Ví dụ, nếu bạn nhận ra mình cần trả lại e-mail trong khi đang làm việc khác, đừng dừng lại để trả lại e-mail. Thay vào đó, hãy ghi lại nơi nào đó mà bạn cần gửi e-mail và đến nó sau khi bạn hoàn thành nhiệm vụ.

Hãy nhớ rằng, đôi khi sự gián đoạn là không thể tránh khỏi. Ví dụ: nếu bạn nhận được một cuộc điện thoại khẩn cấp trong khi đang làm nhiệm vụ, bạn chắc chắn nên nhận cuộc gọi. Cố gắng hết sức để tránh bị gián đoạn, nhưng đừng đánh bại bản thân vì đôi khi mất tập trung trong quá trình làm việc.

3. Tuân thủ lịch trình hàng ngày

3.1 Sử dụng lịch kỹ thuật số

Công nghệ là một cách tuyệt vời để quản lý thời gian của bạn và theo dõi thời hạn, cuộc hẹn, v.v. Sử dụng lịch trong điện thoại và máy tính của bạn. Viết ra các công việc hàng ngày, như các cuộc hẹn và lịch làm việc hoặc trường học của bạn. Đặt lời nhắc cho chính bạn. Ví dụ, để điện thoại của bạn gửi cho bạn lời nhắc một tuần trước khi có giấy đến hạn. Lên lịch kịp thời cho những việc như học tập và làm việc trong các dự án.

Lịch giấy là một lựa chọn thay thế tuyệt vời nếu bạn muốn hài lòng khi vượt qua mọi thứ hoặc bạn muốn xử lý danh sách việc cần làm của mình một cách trực quan.

3.2 Xác định thời điểm bạn làm việc hiệu quả nhất

Những người khác nhau có năng suất ở những thời điểm khác nhau trong ngày. Nó có thể giúp biết khi nào bạn có thể sử dụng thời gian của mình một cách khôn ngoan nhất và lên kế hoạch làm việc trong thời gian đó.

Ví dụ, nếu bạn thấy mình tràn đầy năng lượng vào buổi sáng, hãy cố gắng hoàn thành phần lớn công việc của bạn sau đó. Vào ban đêm, bạn có thể thư giãn và làm những việc thư giãn mà bạn yêu thích.

Có thể mất một lúc để xác định các đỉnh năng lượng của bạn. Hãy thử theo dõi mức năng lượng và sự tập trung tổng thể của bạn suốt cả ngày trong một tuần hoặc lâu hơn. Điều này sẽ giúp bạn tìm ra khi nào bạn sẽ làm việc hiệu quả nhất.

3.3 Dành 30 phút đầu tiên của buổi sáng để lập kế hoạch cho một ngày của bạn

Việc lập kế hoạch chơi game trong ngày vào buổi sáng có thể giúp ích cho bạn. Ngay sau khi bạn thức dậy, hãy nghĩ về những gì bạn cần làm và phác thảo một phác thảo sơ bộ về thời điểm thực hiện. Hãy ghi nhớ các nghĩa vụ công việc cũng như các nghĩa vụ xã hội và những việc lặt vặt.

Ví dụ: giả sử bạn làm việc từ tám giờ đến bốn giờ và cần gọi điện cho bà của bạn để chúc mừng sinh nhật bà và lấy đồ giặt hấp cho bạn sau giờ làm việc. Vào buổi sáng, hãy tìm ra thứ tự bạn nên thực hiện những hoạt động đó. Nếu bà của bạn ở múi giờ muộn hơn, hãy lên kế hoạch gọi cho bà sau giờ làm việc để không quá muộn về việc bà đang ở đâu. Sau đó, lên kế hoạch chọn đồ giặt hấp của bạn.

3.4 Lên lịch giải lao và gián đoạn

Không ai có thể làm việc liên tục mà không có thời gian nghỉ ngơi, gián đoạn. Thỉnh thoảng bạn có thể mời những gián đoạn và phiền nhiễu vào ngày của bạn. Nó có thể giúp lập lịch trình những sai lệch này so với những công việc cần thiết. [14] Bằng cách này, những gián đoạn ít có khả năng xảy ra và làm trật bánh trong ngày của bạn.

Lên lịch cho những khoảng thời gian nghỉ ngơi hoặc gián đoạn lớn bên cạnh những sai lệch nhỏ so với công việc của bạn trong suốt cả ngày.
Ví dụ, hãy lên kế hoạch ăn trưa kéo dài một giờ vào lúc một giờ chiều mỗi ngày và xem truyền hình nửa giờ để thư giãn sau khi đi làm về.

Bạn cũng có thể lập kế hoạch cho những gián đoạn nhỏ trong công việc hàng ngày. Ví dụ, giả sử bạn đang viết một bài báo. Cho phép bản thân 5 phút để kiểm tra Facebook trên 500 từ bạn viết.

3.5 Hoàn thành một số công việc vào cuối tuần

Cuối tuần rất quan trọng để nghỉ ngơi, thư giãn và vui vẻ, vì vậy đừng đi quá đà. Tuy nhiên, có thể giúp bạn thực hiện một chút công việc vào cuối tuần. Hãy nghĩ về những loại nhiệm vụ nhỏ chồng chất vào cuối tuần, khiến Thứ Hai trở nên khó khăn.

Ví dụ: bạn có thể kiểm tra và xem lại một thời gian ngắn các e-mail vào cuối tuần và sau đó gửi đi một vài e-mail để bạn sẽ có ít e-mail chất đống hơn vào thứ Hai. Ngoài ra, bạn có thể chỉ cần gắn cờ những người cần chú ý ngay lập tức vào sáng thứ Hai.

3.6 Hãy tuân theo một lịch trình ngủ

Nếu bạn muốn quản lý thời gian của mình, một lịch trình ngủ chắc chắn là rất quan trọng. Một lịch trình ngủ tốt đảm bảo bạn sẽ thức dậy sớm vào buổi sáng và sẵn sàng cho ngày mới. Để duy trì một lịch trình ngủ, hãy đi ngủ và thức dậy vào cùng một thời điểm mỗi ngày, kể cả vào cuối tuần. Cơ thể bạn sẽ thích nghi với chu kỳ ngủ / thức, và bạn sẽ bắt đầu cảm thấy mệt mỏi khi đi ngủ và tràn đầy năng lượng vào buổi sáng.

TIPS

Hãy linh hoạt và thư giãn. Cho phép những điều bất ngờ trong cuộc sống. Những thứ khác có thể được ưu tiên hơn một thói quen cứng nhắc và có phương pháp. Với hầu hết các trường hợp bất thường, có thể mất không quá một giờ hoặc vài ngày để trở lại lịch trình bình thường của bạn.

Tạo hình ảnh về cách bạn muốn nhìn thấy mình trong tương lai. Tiếp tục hình dung hình ảnh đó mỗi khi bạn cảm thấy muốn hoãn bất kỳ nhiệm vụ nào. Hãy cố gắng trở thành người đó bằng cách làm những việc cụ thể để tiến gần hơn đến việc đạt được mục tiêu của bạn nhé!